8 Verslag verantwoordingsorgaan

Het Verantwoordingsorgaan (hierna VO) van Pensioenfonds Recreatie is ingesteld per 1 juli 2014. Het VO rapporteert haar bevindingen en oordeelt over het gevoerde beleid met betrekking tot het boekjaar 2022. In haar vergadering van 11 mei 2023 heeft het VO een oordeel gegeven over het door het bestuur in 2022 gevoerde beleid en de wijze waarop het beleid is uitgevoerd. Dit oordeel is gebaseerd op de door het dagelijks bestuur (hierna DB) verstrekte documenten en informatie tijdens gezamenlijke bijeenkomsten. Op basis hiervan worden de volgende bevindingen, oordelen en aanbevelingen vastgesteld.

Samenstelling Verantwoordingsorgaan
In 2022 is  het VO volledig in haar samenstelling, er ontbrak bezetting van twee deelnemerszetels. Mede door diverse pogingen van het VO de vacatures op te vullen, is het VO  in samenwerking met de vakbonden in geslaagd deze vacatures op te vullen.

Omdat het fonds in de komende jaren voor belangrijke beslissingen staat met betrekking tot onder andere het invoeren van het nieuwe pensioenstelsel en de toekomst van het fonds (onderwerpen die vragen om een evenwichtige en voltallige vertegenwoordiging binnen het VO), heeft het VO in 2022 voltallig zijn als een van haar prioriteiten gezien.

Activiteiten en bronnen voor oordeelsvorming
In 2022 heeft het VO de hieronder opgesomde activiteiten ondernomen.

Bijeenkomsten

• Acht interne vergaderingen;
• Vier verdiepingssessies over specifieke relevante thema’s geïnformeerd door deskundigen      in het belang van het uitbrengen van adviezen en het uitspreken van een oordeel.
• Eén vergadering met het gehele bestuur.
• Zeven vergaderingen met het DB van het fonds over actuele onderwerpen binnen het fonds.
• Twee vergaderingen met de Raad van Toezicht (hierna RvT). De voorzitter van het VO heeft op kwartaalbasis een informeel overleg gehad met de voorzitter van de Raad van Toezicht.

Overige activiteiten

• Vaststelling werkplan
  Het begin januari 2020 vastgestelde werkplan is geactualiseerd en bijgesteld. In dit plan worden de jaarlijkse prioriteiten en de aandachtspunten voor het betreffende jaar opgenomen.
• Evaluatiesessie communicatie beleidsplan
  Het VO heeft deelgenomen aan een evaluatiesessie op 15 september 2022, waarin werd gevraagd actief mee te denken en een constructieve bijdrage te leveren aan het toekomstige communicatiebeleid.
• Zelfevaluatie
  Over het eigen functioneren van het VO heeft op 6 december 2022 een zelfevaluatie plaatsgevonden.
• Vakbonden
  Een delegatie van het VO sprak met de vakbonden CNV-FNV op 13 december 2022.

Bevindingen

Algemeen oordeel
Het VO waardeert de samenwerking en de open discussies met het DB en constateert dat het niveau van de discussies met het DB bevredigend is. Het VO is daarmee een serieuze gesprekspartner van het DB.

Een aandachtpunt betreft de informatievoorziening aan het VO op het gebied van Wtp. Deze betrof in 2022 met name procesinformatie. Voor het realiseren van een ambitieuze planning is het belangrijk dat het VO ook tijdig inhoudelijk wordt meegenomen in het Wtp-dossier, zodat het VO in de gelegenheid wordt gesteld op basis van volledige informatie tijdig haar wettelijke taken naar behoren  uit te oefenen.

Het DB communiceert helder en duidelijk over haar beleid. De verstrekte informatie is transparant, volledig en leesbaar. Door het VO gegeven adviezen of aanbevelingen aan het adres van het DB worden serieus overwogen en overgenomen of goed beargumenteerd afgeslagen. Aandachtpunt blijft het tijdig aanleveren van de stukken, zodat het VO voldoende in de gelegenheid wordt gesteld zich goed in te kunnen lezen.

Positief is dat ieder VO-lid de beschikking heeft over een eigen emailadres van het fonds, met opslagcapaciteit. Ondanks heldere afspraken en goede intenties, functioneert de informatievoorziening vanuit het bestuur naar het VO nog niet optimaal. Er is een aantal aandachtspunten:

• Medio 2022 is Pensioenfonds Recreatie overgegaan van Boardpacks naar Indeqa (vergaderapp) en Sharepoint (kennisbank). Sharepoint is voor de in productie name eenmalig bijgewerkt met de meest actuele (beleids)documenten. Daarna is de kennisbank slechts beperkt bijgewerkt. Hierdoor staan de presentaties van de kennisbijeenkomsten en andere verslagen niet altijd in de eigen VO-map of zijn moeilijk vindbaar door een onoverzichtelijke zoekstructuur
• De VO leden ontvangen ondanks herhaaldelijk aandringen niet alle communicatie die namens het fonds wordt verstuurd aan deelnemers en/of werkgevers

Opvolging aanbevelingen 2021
De meeste aanbevelingen over het jaar 2021 zijn onderwerp van gesprek geweest en opgevolgd. Echter blijft het verzoek om als toehoorder aan te sluiten bij een bestuursvergadering, om zodoende een goede indruk te kunnen krijgen van de samenwerking en de sfeer tussen de bestuursleden onderling.

Daarnaast constateert het VO dat zij door het DB wordt geconsulteerd in diverse beleidsvragen, ook wanneer hiervoor geen formele adviesaanvraag vereist is. Deze actieve houding van het bestuur geeft het VO het vertrouwen dat zij als belangrijke stakeholder wordt gezien.

Oordeel over beleid en uitvoering 2022
Het VO is van oordeel dat op basis van de aan haar toegereikte informatie het proces rondom de adviesaanvragen beter ingericht is, maar dit vraagt doorlopend aandacht van het DB.
Er is sprake van een open constructieve samenwerking tussen het DB en het VO, waarbij de kritische blik en de input van het VO gewaardeerd wordt. Het DB en VO hebben ook voor 2023 de afspraak gemaakt de samenwerking en werkwijze te evalueren.

Het bestuur heeft in 2022 de focus vooral gericht op de voorbereiding Wtp. In verband met het aflopen van de zittingstermijnen van het DB en een lid van de RvT op een cruciaal moment in de tijd door het gelijktijdig vertrek van beide leden DB, gaat veel kennis en historie verloren. Het VO adviseert het bestuur te voorkomen dat deze situatie in de toekomst wederom kan optreden door het opstellen van een opvolgingsplan, waarin de uitstroom van bestuursleden gefaseerd plaatsvindt. Daarnaast heeft het bestuur een beleid gevoerd, voor zover het VO het heeft kunnen beoordelen, waarbij de belangen van de verschillende belanghebbenden zorgvuldig zijn afgewogen. Desondanks vraagt het VO om de  evenwichtige belangenafweging beter en diepgravend te onderbouwen en uit te werken naar leeftijdsgroepen, ten behoeve van adviesaanvragen en besluitvormingen.

Aanbevelingen aan het bestuur

Besluitvorming en proces
Stel een rooster van aftreden op met als doel te bereiken dat bestuursleden gefaseerd in de tijd uitstromen, zodat het verloren gaan van kennis en historie zoveel mogelijk wordt beperkt.
Het VO blijft aandacht vragen voor het tijdig betrekken van het VO in het besluitvormingsproces rond het Wtp traject. Bij adviesaanvragen gedurende dit proces kan een verdiepingsslag bij het VO gewenst zijn. Blijf daarom (mede) zorgdragen voor tijdige en adequate informatievoorziening. Om het deskundigheidsniveau van het VO te waarborgen op dit complexe onderwerp vraagt het VO aan het DB om blijvend aanvullende middelen ter beschikking te stellen.

Het blijft van belang een adviesaanvraag tijdig en met een compleet afwegingskader aan te bieden, zodat een goed en weloverwogen advies door het VO gegeven kan worden.

Communicatie
Blijf doorlopend werken aan een heldere, eerlijke en begrijpelijke communicatie met deelnemers, gepensioneerden, gewezen deelnemers, werkgevers, sociaal partners en andere stakeholders. In een tijd waarin er veel ontwikkelingen zijn, zoals het nieuwe pensioenakkoord en de financiële positie van Pensioenfonds Recreatie, is de communicatie naar deelnemers en werkgevers essentieel. Mede hierom is het van belang de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen met de belanghebbenden te meten, zeker ook met het oog op Wtp.  Dit wil zeggen: het VO tijdig betrekken, pro actief informeren, tijdig en aantoonbaar afgewogen stukken aanleveren en het op orde houden van de database van Indeqa en Sharepoint.

Pensioenakkoord
Het Pensioenakkoord is een delicaat proces. Een aantal opmerkingen van het VO hierover:

• Het VO is uitermate positief over de proactieve rol die het DB neemt in het overleg met de sociale partners en de positieve bijdrage die ze levert o.a. aan de pensioentafel.
• Het VO maakt zich zorgen over de ambitieuze en ook door het VO gewenste tijdsplanning en vraagt het DB actief te blijven op dit dossier en de sociale partners uit te dagen tot een actieve houding.
• Speciale aandacht voor de rol van het VO in het pensioenakkoord. Wij willen pro actief op de hoogte gehouden worden van het proces én de rol van het VO daarin.
  Hoe de toekomst van het Pensioenfonds Recreatie in het nieuwe pensioenstelsel eruit ziet, is nog onduidelijk, maar het VO wil uitvoerig en tijdig geïnformeerd worden over de evenwichtigheid van de besluiten voor de verschillende leeftijdsgroepen binnen het fonds. Dit geldt specifiek voor de individuele verdeling bij het (mogelijk) invaren.
• Het VO vraagt aanvullend middelen om haar eigen deskundigheid op peil te houden en mogelijk te vergroten. Tevens vraagt het VO middelen om, indien gewenst, externe deskundige in te schakelen voor een second opinion betreffende actuele onderwerpen.

Toekomst fonds
Het VO beoordeelt het onderzoek van het bestuur naar de verschillende toekomstscenario’s als zeer positief. De gedegen SWOT analyse helpt bij het maken van goede afwegingen voor de toekomst en geeft het VO goed zicht op de afwegingen. Ook is de kritische houding ten opzichte van de huidige uitvoerder terecht. Alle mogelijke opties moeten bekeken worden.

• Het VO waardeert dat zij en de pensioentafel in dit denkproces goed worden meegenomen.
• Blijf het komende jaar investeren in de contacten met Sociale Partners en Pensioentafel als het gaat over de toekomst van het fonds.
• Blijf voortdurend het VO meenemen in het proces zodat het VO tijdig en weloverwogen advies kan uitbrengen.

Financiële situatie fonds / Beleggingsbeleid
Het VO maakt zich nog steeds zorgen over de zorgelijke financiële positie van het fonds ondanks het gegeven dat de dekkingsgraad nu meer dan 100% is.  De negatieve beleggingsresultaten en de beleggingskosten zijn volgens het VO een punt van aandacht. Daarnaast is de grote afhankelijkheid van de rentestand  direct van invloed op het resultaat van het fonds.

Het VO adviseert het bestuur een voortdurende proactieve houding ten aanzien van het beleggingsbeleid, met naast de criteria prudent en robuust, ook oog blijven houden voor het rendement. De instelling van de beleggingsadviescommissie wordt door het VO als positief beschouwd. Het VO wordt door het DB en de adviseurs van het fonds regelmatig en uitgebreid geïnformeerd.

Samenstelling en bemoeienis bestuur gremia

Raad van Toezicht
Het besluit van het bestuur (medio april 2021) om de procedure met betrekking tot de benoeming van de leden van de RvT te wijzigen, betekent onder andere dat een lid van het VO aan de selectiecommissie wordt toegevoegd, zodat het VO in staat wordt gesteld om een breed gedragen bindende voordracht aan het bestuur te kunnen doen.
In de gevolgde procedure ten bate van de benoeming van een nieuwe voorzitter voor de RvT in 2021 bleek de nieuwe structuur goed te werken. Mede hierdoor is sprake van een open en transparante samenwerking. De voorzitter RvT en voorzitter VO hebben mede door deze instelling in 2022 periodiek gezamenlijk overleg gehad, waardoor gezamenlijk opgetrokken wordt in onder andere het Wtp traject.

Bestuur
Het VO is van mening dat een gezamenlijke vergadering met het voltallige bestuur zinnig en wenselijk blijft. Zeker voor nieuwe VO leden is dit wenselijk, om zodoende een goede indruk van het bestuur en visie-missie van het pensioenfonds te krijgen.  Het VO zou graag meer inzicht hebben in de overwegingen die het bestuur maakt ten aanzien van een evenwichtige belangenafweging, om zodoende een weloverwogen oordeel te kunnen vellen.

Dagelijks bestuur
Het VO is verheugd dat beide vacatures opgevuld zijn en verwelkomt mevrouw Hollander als nieuw lid DB en de heer Snijders als onafhankelijk voorzitter DB en wensen hen veel succes toe.

De gezamenlijke teambuildingdag en alle informele contacten met alle disciplines binnen het fonds zijn volgens het VO zeer nuttig, zeker als hieraan een actueel thema gekoppeld wordt.

Afsluiting
Het VO kijkt terug op een uitdagend en boeiend 2022. De samenwerking met het DB en RvT is open, constructief en positief. De komende jaren zullen het uitwerken van de verdere voorbereiding en de implementatie van de Wtp veel aandacht vragen. Het VO verwacht dan ook dat 2023 weer volop uitdagingen geeft. Wij danken het DB en RvT voor de professionele en transparante samenwerking in 2022 en met name het DB in het bijzonder. Het VO wil de heren De Vries en Vincken danken voor de goede en constructieve samenwerking en wensen hen veel succes voor de toekomst.