3 Bestuursbeleid

De voorbereiding van het pensioenfonds op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel was in 2022  één van de hoofddoelstellingen:

Voorbereiding en eerste stappen uitvoering Wet toekomst pensioenen

met als concrete doelstelling:

• implementatie bedrag ineens ruim voor de wettelijke ingangstermijn; 
• kennis delen met en tussen alle betrokkenen bij het pensioenfonds;
• komen tot besluitvorming door sociale partners en/of bestuur in het kader van de overgang zoals het transitie FTK;
• tijdige afstemming met alle uitvoeringspartijen inzake de implementatie, met in het bijzonder TKP

Aftrap in 2021
Op 28 januari 2021 vond een eerste aftrap plaats in de vorm van een seminar voor alle partijen die betrokken zijn bij het pensioenfonds. Tijdens dit seminar is ingegaan op de hoofdlijnen van het Pensioenakkoord en een verdieping op de twee soorten contracten: de solidaire premieregeling en de flexibele premieregeling.

Sociale partners kregen in 2021 de eerste inzichten m.b.t. de te nemen besluiten inclusief het bijbehorende tijdspad.

Besluitvormingsproces sociale partners in 2022
In 2022 hebben sociale partners zeven keer vergaderd aan de hand van een aan het begin van het jaar door het pensioenfonds opgestelde en met sociale partners afgestemde planning. In deze vergaderingen worden sociale partners inhoudelijk geïnformeerd ter voorbereiding op de noodzakelijke besluitvorming door sociale partners. Deze besluitvorming vindt dan in dezelfde of een daarop volgende vergadering van sociale partners plaats. Sociale partners laten zich bijstaan door eigen adviseurs die ook in de vergaderingen van de sociale partners aanwezig kunnen zijn. Daarnaast is de adviserend actuaris van het fonds aanwezig om daar waar gewenst, een aanvullende inhoudelijk toelichting te geven. De vergaderingen worden voorbereid door een Agendacommissie waarin, naast de voorzitter van het bestuur en de adviserend actuaris ook een vertegenwoordiger uit elke geleding binnen sociale partners aanwezig is.

Projectstructuur pensioenfonds in 2022
Het pensioenfonds heeft er voor gekozen om het project WTP volledig in te bedden in de bestaande governance. Alle beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op het beleidsterrein ‘pensioenen’ vindt volledig in het (algemene) bestuur plaats omdat het pensioenfonds op dat terrein geen bestuurlijke commissie kent en het dagelijks bestuur van het pensioenfonds geen beleidsvoorbereidende rol heeft omdat het niet paritair samengesteld is.

Het bestuur heeft zijn agenda t.b.v. het project WTP vrijgemaakt m.u.v. de reguliere processen en noodzakelijke dossiers. Tevens zijn op jaarbasis zes extra bestuursvergaderingen ingepland. Het bestuur besteedt elke vergadering aandacht aan de WTP. Waar nodig worden verdiepingssessies en kennissessies ingepland. Het bestuur bewaakt dat alle individuele bestuursleden aangehaakt worden en blijven. Datzelfde geldt voor leden van het VO en de RvT.

Het bestuur heeft een externe Programmabegeleider aangesteld. De Programmabegeleider bewaakt de detailplanning en heeft daarvoor nauw overleg met de voorzitter van het bestuur, de adviserend actuaris en het bestuursbureau. Inhoudelijk wordt het bestuur voornamelijk geadviseerd door de adviserend actuaris van het pensioenfonds.    

Vanuit de detailplanning worden globalere planningen afgeleid op hoofdonderdelen zodat alle gremia van het pensioenfonds en de bestuurlijke commissies alsmede sociale partners het overzicht hebben en houden. Tevens heeft het pensioenfonds een risicoanalyse opgesteld met behulp waarvan het kritieke pad naar de beoogde overgangsdatum mede wordt bewaakt. Periodiek wordt voor de bestuursvergadering een GO-noGO geagendeerd.

Beoogde overgangsdatum
De beoogde overgangsdatum was in eerste instantie 1 januari 2024. Al snel bleek uit de monitoring van het kritieke pad dat deze datum niet haalbaar was. Vervolgens was een Midyear-overgang per 1 juli 2024 de spreekwoordelijke stip op de horizon. De pensioenuitvoeringsorganisatie van het pensioenfonds (TKP) heeft uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheden voor een MidYear-overgang per 1 juli 2024 gedaan. Hieruit bleek dat de wijze waarop binnen de pensioenadministratie van het pensioenfonds de berekening van de premieopbouw op basis van de geinde premie ingericht is bij een MidYear-overgang per 1 juli 2024 teveel risico’s met zich meebracht. Daarbij speelt ook een rol dat lagere wet- en regelgeving op zich laat wachten. Mede op basis daarvan heeft het bestuur in februari 2023 besloten om de beoogde overgangsdatum uit te stellen naar 1 januari 2025. TKP heeft bevestigd de overgang van het pensioenfonds per deze datum in principe te kunnen faciliteren. 

Intensief overleg met de PUO
Met TKP vindt regelmatig overleg plaats. De directie van TKP is 1x per kwartaal aanwezig in de vergadering van het dagelijks bestuur. Tevens is de accountmanager van het pensioenfonds bij TKP in de meeste vergaderingen van het dagelijks bestuur aanwezig en in alle vergaderingen van de Commissie Communicatie en Relatiebeheer. Tijdens deze vergaderingen worden zaken m.b.t. de WTP afgestemd die specifiek het pensioenfonds aangaan.

Met TKP vindt tevens op collectief niveau afstemming plaats in het Ketenoverleg (een specifieke groep klantfondsen van TKP), het klantenforum en de Raad van Advies. Ook tijdens deze bijeenkomsten komt WTP en de stand van zaken vanuit TKP uitgebreid aan de orde.

Tot slot organiseert TKP regelmatig onderwerp gerelateerde bijeenkomsten. Bijvoorbeeld m.b.t. het nieuwe administratieplatform van TKP of op het gebied van datakwaliteit. Het pensioenfonds wordt bij deze overeenkomsten vertegenwoordigd door de voorzitter of het lid dagelijks bestuur of door het voltallige DB.

TKP rapporteert ieder kwartaal over de voortgang d.m.v. een voortgangsrapportage en een risicomanagementrapportage.

Keuzebegeleiding
Onderdeel van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) is keuzebegeleiding. Op grond van artikel 48a van de Wtp moet het pensioenfonds per 1 juli 2023 de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde op een adequate wijze begeleiden bij het maken van een keuze binnen de pensioenovereenkomst, zorgen voor de inrichting van de keuzeomgeving en de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde daarmee in staat stellen om een passende keuze te maken. Het bestuur heeft op basis van de volgende overwegingen een zorgambitie vastgesteld:

• de invulling van de verantwoordelijkheid van het pensioenfonds moet passen bij de behoefte van de deelnemers;
• gewaakt moet worden voor een te brede invulling van de plicht van het pensioenfonds.

Op basis van vorenstaande overwegingen heeft het pensioenfonds de volgende zorgambitie verwoord:
'Pensioenfonds Recreatie kiest ervoor om deelnemers via een adequate keuzeomgeving in staat te stellen zelf passende keuzes te maken en legt daarbij de focus op de voor de deelnemer van Pensioenfonds Recreatie meest kritische keuzemomenten. Deelnemers worden daarbij voorzien in hun informatiebehoeften via de website en brieven van het pensioenfonds en aanvullend door de front office van PUO TKP bijgestaan. Deelnemers worden niet geadviseerd.’

De zorgambitie is aan zowel de sociale partners als aan het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht toegelicht.

Bij zelfevaluatie gaat het om het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden afzonderlijk. Doel van de zelfevaluatie is de kwaliteit van het bestuur in stand te houden en waar nodig te verbeteren. Op 27 januari 2022 heeft een collectieve zelfevaluatie van het bestuur  plaatsgevonden. De onderstaande onderwerpen zijn besproken;

• terugkoppeling functioneringsgesprekken van de onafhankelijk voorzitter met alle individuele bestuursleden welke functioneringsgesprekken in januari 2022 plaatsvonden en waarin ook het functioneren van het bestuur als collectief aan de orde kwam;
• opvolgingsplan bestuur en raad van toezicht 2022.

Het bestuur concludeerde dat de individuele functioneringsgesprekken en de collectieve zelfevaluatie zinvol zijn. Het bestuur is van mening dat de kwaliteit van het bestuur goed is. 

Het pensioenfonds beschikt over een geschiktheidsplan waarin is vastgelegd over welke deskundigheid de individuele bestuursleden en het bestuur als geheel moeten beschikken en op welke wijze de deskundigheid wordt bevorderd. In het geschiktheidsplan worden de actuele en geambieerde geschiktheidsniveaus beschreven. Een opleidingsplan en opleidingsregister maken deel uit van het geschiktheidsplan. 

Om de kwaliteit van zijn functioneren te kunnen waarborgen, werkt het pensioenfonds met functieprofielen voor de onafhankelijk voorzitter, het lid van het dagelijks bestuur, bestuursleden, sleutelfunctiehouder interne audit en risicobeheer, leden van de raad van toezicht, de voorzitter van de raad van toezicht en de voorzitter en leden van het verantwoordingsorgaan. De functieprofielen worden per vacature specifiek ingevuld op basis van de op dat moment benodigde competenties en complementariteit. In het kader van het opvolgingsplan zijn de functieprofielen geactualiseerd. Deze profielen wordt verstrekt aan de voordragende en benoemende organisaties en dienen als leidraad bij de voordracht en benoeming van nieuwe bestuursleden. Potentiële kandidaten kunnen zich op basis van het functieprofiel vooraf een volledig beeld vormen van de functie, de gevraagde inzet en deskundigheid, functie-eisen en verantwoordelijkheden.

Onder compliance wordt het geheel van maatregelen verstaan dat zich richt op de implementatie, handhaving en naleving van externe wet- en regelgeving, alsmede op interne procedures en gedragsregels om te voorkomen dat de reputatie en integriteit van het pensioenfonds wordt aangetast. Het bestuur is niet bekend met overtredingen van wet- en regelgeving.

Het pensioenfonds hecht belang aan een deugdelijk pensioenfondsbestuur en een goede naleving van interne en externe regels. Het pensioenfonds ziet compliance als een onmisbare schakel in de missie om de belangen van deelnemers optimaal te behartigen.

Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen
De Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen (hierna: de Gedragslijn) is opgesteld door de Pensioenfederatie en heeft een dwingend karakter voor de pensioenfondsen welke als lid zijn aangesloten bij de Pensioenfederatie. Met deze gedragslijn laten pensioenfondsen zien op welke manier zij gegevens van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden of andere aanspraakgerechtigden beheren. De pensioenfondsen rapporteren voor het eerst per 1 januari 2020 over de naleving van de gedragslijn. Als lid van de Pensioenfederatie legt het pensioenfonds middels dit jaarverslag verantwoording af over de toepassing van de normen uit de gedragslijn gedurende geheel 2022. Voor zover er mogelijk normen niet (volledig) zijn toegepast wordt dit gemotiveerd toegelicht.

De toepassing van de Gedragslijn is vastgelegd in alle privacy documenten. Naleving hiervan is in de (uitbestedings)processen geborgd.

Daarnaast heeft bij alle kritische uitbestedingspartijen van het pensioenfonds de uitvraag plaatsgevonden naar de naleving van de Gedragslijn. Hierbij is ook gekeken naar de beschikbare assurance rapportages en is gebruik gemaakt van uitvragen en overleggen met de uitbestedingspartijen van het fonds die tevens als verwerker zijn geclassificeerd. De uitbestedingspartijen hebben verklaard de normen van de Gedragslijn na te leven, aanvullend op de geldende AVG-normen. Eén uitbestedingspartij heeft verklaard een eigen beleid te hanteren dat minimaal ‘gelijkwaardig’ is aan de Gedragslijn. Op basis van deze uitkomsten is vastgesteld dat aan de normen van de Gedragslijn is voldaan.

Het pensioenfonds verklaart zich in 2022 aan de Gedragslijn Verwerking Persoonsgegevens Pensioenfondsen te hebben gehouden.

Het pensioenfonds onderschrijft de Principes voor beheerst beloningsbeleid.

Het doel van deze Principes is ‘perverse beloningsprikkels’ bij financiële ondernemingen en pensioenfondsen tegen te gaan. De bestuursleden ontvangen voor de reguliere werkzaamheden een vaste vergoeding op jaarbasis. Bij de vaststelling van de hoogte van de beloning spelen vervangingswaarde, verantwoordelijkheid, functiewaardering en tijdsbesteding een rol. Alle leden van het bestuur hebben zitting in een commissie en/of zijn sleutelfunctiehouder. Op basis hiervan is per 1 januari 2022 de tijdsbesteding voor de leden van het bestuur verhoogd met 0,2 FTE.  De verhoging van de FTE heeft geen gevolgen voor de invulling van de norm tijdsbeslag (VTE) volgens het Besluit uitvoering Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling.
De richtlijnen van de Pensioenfederatie zijn betrokken bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding. De beloning van de onafhankelijk voorzitter is hoger dan die van een lid van het (dagelijks) bestuur door de inhoud en de verantwoordelijkheid van de functie. Met name betreffen dit het afbreukrisico en het risico op reputatieschade. De beloning van de onafhankelijk voorzitter kent een multiplier.

De leden van de raad van toezicht van het pensioenfonds ontvangen een vaste jaarlijkse vergoeding. De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen een vacatievergoeding per vergadering. Het beloningsbeleid 2022 is op 25 november 2022, na een positief advies van het verantwoordingsorgaan en een goedkeuring van de raad van toezicht, vastgesteld.

De Principes voor beheerst beloningsbeleid hebben voor het pensioenfonds zelf weinig gevolgen. Beheerst belonen is ook onderdeel van het uitbestedingsbeleid van het pensioenfonds. Het pensioenfonds wendt haar invloed aan om ook van haar dienstverleners gedaan te krijgen dat zij de Principes naleven. Het pensioenfonds wijst partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed op de Principes en verzoekt hen zich hieraan te houden. Bij het aangaan van nieuwe uitbestedingsrelaties wordt op dit punt vooraf getoetst. De uitgangspunten en de beloningen zijn tevens opgenomen in de ABTN van het pensioenfonds.

De Code Pensioenfondsen werkt volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe. Het pensioenfonds heeft bij de implementatie van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen de Code Pensioenfondsen meegenomen bij haar besluitvorming en volgt de principes van de Code.

Het bestuur heeft op enkele punten besloten af te wijken van de Code. Wij lichten de afwijkingen in 2022 hieronder toe.

Thema kwaliteit nastreven

• De Code kent als belangrijk principe bij besluitvorming dat elk bestuurslid stemrecht heeft, ongeacht het bestuursmodel. Dat geldt ook voor onafhankelijke bestuursleden die aan een paritair bestuur worden toegevoegd. Het bestuur heeft in september 2020 besloten dat de onafhankelijk voorzitter geen stemrecht heeft in het bestuur. Het bestuur is van mening dat het belangrijk is dat de onafhankelijk voorzitter compleet onafhankelijk is. De onafhankelijk voorzitter heeft wel stemrecht in het dagelijks bestuur.

Thema zorgvuldig benoemen

• Volgens de Code benoemt het bestuur een lid van het verantwoordingsorgaan. Dit strookt echter niet met hetgeen hierover is vastgelegd in de Pensioenwet. Op grond van de Pensioenwet is benoeming, voor zover er geen verkiezingen zijn gehouden, voorbehouden aan de verenigingen. In de statuten van het pensioenfonds is vastgelegd dat leden van het verantwoordingsorgaan worden benoemd door de werkgevers- en werknemersverenigingen. Aangezien de Pensioenwet voorrang heeft op de Code Pensioenfondsen heeft het bestuur besloten deze bepaling ongewijzigd te laten.
• De Code heeft als norm dat de maximale zittingsduur van een bestuurslid 12 jaar is. Het bestuur past de Code toe met dien verstande dat alleen bij bijzondere omstandigheden (ter beoordeling aan het bestuur) kan worden afgeweken van deze termijn.

Naast het pas-toe-of-leg-uit karakter van de Code Pensioenfondsen zijn er normen in de Code die altijd dienen te worden toegelicht in het bestuursverslag. Deze normen zijn hieronder opgenomen met een verwijzing naar de toelichting in het jaarverslag.

Communicatie 2022
Pensioeninhoudelijk stond dit jaar in het teken van de voorbereidingen op het nieuwe pensioenstelsel. Via een speciale webpagina, nieuwsbrieven en LinkedIn hielden we zowel werkgevers als werknemers op de hoogte van de ontwikkelingen. Deze communicatie kwam naast de reguliere pensioencommunicatie over de bestaande regeling.

Qua toon en inhoud vielen we dit jaar positief op in de pensioensector. Met onze optimistische, maar eerlijke communicatie haalden we een nominatie voor een Pensioen Pro Communicatie-award binnen. En dat past precies in onze ambitie die we het programma #Gastvrij Pensioenfonds hebben vastgelegd. En ook al is er altijd ruimte voor verbetering: 2022 was in communicatief opzicht een succesvol jaar.

#Gastvrij Pensioenfonds
De kernwaarden ‘aandacht’ en ‘eerlijkheid’ van het pensioenfonds zijn onderdeel van het hele programma #Gastvrij Pensioenfonds en zijn terug te vinden in het ondernemingsplan. Hierbij zijn van belang: de zichtbaarheid van het pensioenfonds en het versterken van de relatie met de aangeslotenen en het bieden van inzicht in de eigen pensioensituatie van onze deelnemers.

Ook in 2022 hebben we de drie volgende pijlers aangehouden als rode draad voor al onze communicatie:

• Merk en reputatie: vergroten van waardering van en vertrouwen in het pensioenfonds van alle deelnemers én werkgevers;
• Persoonlijk en relevant: door relevante informatie op een relevant moment te brengen en gelaagd te communiceren;
• Digitalisering: ingeslagen weg als digitaal pensioenfonds vervolgen.

Merk en reputatie
Het pensioenfonds werkt door verschillende activiteiten aan de reputatie van het pensioenfonds. Denk aan de inzet van de relatiemanager en de uitgave van een verkort jaarverslag. Daarnaast groeit het aantal bezoekers en posts op de LinkedIn bedrijfspagina gestaag.

Persoonlijk en relevant
Het pensioenfonds voert segmentatie door in de nieuwsbrieven en communiceert op het moment dat dit het meest relevant is. Daarnaast hebben we een aantal gerichte campagnes gevoerd voor zowel deelnemers als werkgevers. Zo hebben we een campagne uitgerold die gericht was op nieuwe medewerkers die deelnemer worden bij ons pensioenfonds. Deze campagne voorzag in extra handvatten een paar maanden na het moment van indiensttreden. Uiteraard ontvangen deze deelnemers ook de wettelijk verplichte informatie.
Voor werkgevers hebben we bijvoorbeeld de campagne ‘Mijn werknemer gaat met pensioen’ opgetuigd. Deze campagne biedt een handige checklist en gesprekstips voor de werkgever om zijn werknemer te begeleiden die vlak voor de pensioendatum zit. Onze ervaring is dat beide partijen het vaak spannend vinden om dit bespreekbaar te maken.

Digitalisering
In oktober en november 2022 heeft de jaarlijkse campagne e-mailadressen plaatsgevonden. Dit heeft er toe geleid dat de digitale bereikbaarheid van actieve, gewezen, en uitkerende deelnemers is toegenomen met 13,8%. Op onze LinkedIn waren er 340 volgers eind december 2022. Eind december 2021 waren er 273. Dat is een stijging van bijna 25%.

Het aantal sessies op de website is gestegen van 69.278 naar 93.720 (+35%). Met name de campagnes hebben hieraan bijgedragen. Vooral de campagne om e-mailadressen te verzamelen heeft hierin een grote rol gespeeld. Maar ook het nieuwsbericht over het niet kunnen verhogen van de pensioenen zorgde van een toename in websiteverkeer. Het meeste verkeer kwam binnen via organic search, 57,6% tegenover 36,7% vorig jaar. Organic search is het via een zoekmachine op de website terecht komen. Het aantal paginaweergaven per sessie nam af van 4,84 naar 3,42 (-29%). Dit kan verklaard worden doordat de meeste bezoekers via organic search de website binnenkwamen.

Ze hebben gezocht op een specifiek onderwerp via zo’n zoekmachine en komen direct op de goede pagina binnen. Dit kan ook verklaren waarom de gemiddelde sessieduur is afgenomen van 3,00 naar 2,06 minuten(-30%), want waarschijnlijk zijn bezoekers direct op de juiste webpagina terechtgekomen naar aanleiding van hun zoekterm in de zoekmachine.

Nominatie Pensioen Pro Communicatie-award
Onze gastvrije en optimistische communicatie heeft in 2022 zelfs geleid tot een nominatie voor de Pensioen Pro Award voor Communicatie. De Pensioen Pro Awards zijn de jaarlijkse vakprijzen van Pensioen Pro en het Financieel Dagblad voor de pensioensector.

Als er één ding is waarmee we ons willen onderscheiden dan is dat gastvrijheid. Een jaar of vijf geleden gaven werkgevers aan dat ons fonds niet op de sector leek. Dit trokken wij ons. Vanaf toen hebben wij veel gedaan om een gastvrij pensioenfonds te zijn en is het programma  #Gastvrij Pensioenfonds gestart. Dit betekende ook een verandering in onze manier van communiceren. Denk aan de inzet van relatiemanager, het toetsen van beleidsbeslissingen en communicatie-uitingen op ‘gastvrijheid’. Hierbij is eerlijk en optimistisch communiceren voor ons heel belangrijk. We hebben de award helaas niet gewonnen, maar we zijn wel heel trots op onze nominatie!

Wtp
Uiteraard neemt de Wet toekomst pensioenen een belangrijke plek in de communicatie in. We onderscheiden hierin drie fases. In 2022 stond fase 1 centraal. In 2023 gaan we over naar fase 2. 

Fase 1: Op weg naar het nieuwe stelsel

• Focus in 2022 op het wetgevingsproces en het besluitvormingsproces bij de sociale partners
• Voor deze fase is in 2022 het  communicatieplan ‘Op weg naar het nieuwe pensioenstelsel’ opgesteld.
• Vertrekpunt: deelnemer wil weten wat het betekent voor de hoogte van zijn of haar pensioen. Dat kunnen we in deze fase nog niet zeggen, dus communiceren we met name over het proces via de speciaal ingerichte themapagina website en via nieuwsbrieven.

Fase 2: Over op het nieuwe pensioenstelsel

• Gaat voor deelnemers in zodra het implementatieplan (+ communicatieplan) is ingediend.
• Richt zich op de daadwerkelijke transitie alsmede de introductie van de nieuwe regels voor pensioen.

Fase 3: Pensioen ‘opbouwen’ in het nieuwe stelsel
Reguliere persoonlijke communicatie

Communicatie regulier
Net als in voorgaande jaren heeft het pensioenfonds in 2022 deelnemers en werkgevers geïnformeerd door middel van de reguliere (aanvullende en wettelijke) communicatie-uitingen uit het communicatiejaarplan. Hieronder wordt een opsomming gegeven van zowel de aanvullende als wettelijke communicatie.

Aanvullende communicatie

• Gedrukte en digitale nieuwsbrieven deelnemers en pensioengerechtigden: alle actieve deelnemers en pensioengerechtigden hebben in 2022 twee keer een nieuwsbrief ontvangen over diverse onderwerpen.
• Digitale nieuwsbrieven werkgevers en administratiekantoren: beide doelgroepen hebben 4 nieuwsbrieven ontvangen. Daarnaast is er een themamailing gestuurd over het verkort jaarverslag.

Ook in 2022 hebben deelnemers, pensioengerechtigden, werkgevers en administratiekantoren meerdere mailingen ontvangen horende bij campagnes. Hierbij werden ze gericht geïnformeerd en geactiveerd over specifieke pensioenthema’s.

Wettelijke communicatie

• Diverse procesbrieven: in 2022 zijn alle deelnemers en werkgevers doorlopend geïnformeerd door middel van diverse wettelijk voorgeschreven procesbrieven (stop- en startbrief, aansluitingsbrief, pensioneringsbrief, etc.).
• Website: op de website zijn verschillende nieuwsberichten gepubliceerd. Begin 2022 is de site volledig geactualiseerd op basis van de nieuwe rekenwaarden. Gedurende het jaar zijn er diverse (inhoudelijke) aanpassingen doorgevoerd.
• Uniform pensioenoverzicht (UPO): deelnemers hebben in mei 2022 hun uniform pensioenoverzicht ontvangen en pensioengerechtigden hebben deze in juli 2022 ontvangen.
• Uitkeringsmailing: alle pensioengerechtigden hebben in januari 2022 een overzicht van hun pensioenuitkering ontvangen.

In deze paragraaf wordt ingegaan op de activiteiten van de sleutelfunctiehouders interne audit en risicobeheer.

Verslag activiteiten 2022 sleutelfunctiehouder Interne Audit

1. Algemeen
Met ingang van 13 januari 2019 is IORP II,  geldend voor pensioenfondsen, geïmplementeerd in Nederlandse wet- en regelgeving. Op basis van artikel 143a van de Pensioenwet is een Pensioenfonds verplicht  een Interne Auditfunctie (hierna: IAF) in te richten. Op grond van FTK artikel 22a is het Pensioenfonds verplicht schriftelijk beleid rondom de sleutelfunctie Interne Audit te hebben. Middels het interne auditcharter is hier invulling aan gegeven. In het kader van de 3-jaarlijkse actualisatie heeft het bestuur het aangepaste interne auditcharter vastgesteld op 24 november 2022.

Onderstaand volgt een overzicht uit de IAF jaarrapportage 2022 met de activiteiten van de IAF in kalenderjaar 2022.

2. Governance

De Sleutelfunctiehouder – De heer M.W. van Straten is in 2020 benoemd tot sleutelfunctiehouder interne audit (hierna: SFH IA).

De Vervuller - KPMG Advisory N.V. (hierna: KPMG) is in 2019 aangewezen als vervuller van de IAF. De heer P. Raven is het aanspreekpunt en bij de uitgevoerde interne audits is hij ondersteund door KPMG collega’s. 

3. Activiteiten 2022
De activiteiten zoals opgenomen in het auditplan 2022 zijn voor wat betreft de eigen review audit en quick scan gerealiseerd. Ultimo 2022 is één audit in het kader van multicliënt audit TKP (hierna: MCA-TKP) gerealiseerd in plaats van de geplande drie (waarvan er twee onder voorbehoud waren).

Auditactiviteiten door IAF

a. Review audit uitbestedingsproces vermogensbeheer
In het voorjaar van 2022 is door de IAF een review audit uitgevoerd van het uitbestedingsproces van het vermogensbeheer. Het doel van deze interne audit was het toetsen op de naleving van het normenkader ten aanzien van de uitbesteding aan de investment consultant, de custodian en een selectie van vermogensbeheerders. Het normenkader van deze audit is gebaseerd op het door DNB gepubliceerde Guidance “Uitbesteding door pensioenfondsen”.

Uit de audit zijn vijf bevindingen met een classificatie ‘laag’ en vijf bevindingen met een classificatie ‘midden’ gekomen. Het eindoordeel van de audit is hierdoor onvoldoende. Er zijn geen bevindingen met een hoog of ernstig classificatie. Meerdere bevindingen zien toe op governance. Er worden door het pensioenfonds veel werkzaamheden verricht in het kader van monitoring en evaluatie, maar niet alles wordt aan de voorkant vastgelegd. De risico’s worden grotendeels ondervangen in de monitoring en evaluatie, maar de vastlegging is een aandachtspunt. Bij alle bevindingen is een aanbeveling verstrekt evenals een management reactie waarin het bestuur heeft aangegeven of en op welke wijze de opvolging plaatsvindt. 

De Beleggingsadviescommissie (BAC) heeft een eerste managementreactie voorgesteld bij de gegeven aanbevelingen, waarna op 8 september 2022 het concept rapport is besproken door het bestuur. Na bestuurlijke bespreking is het rapport definitief gemaakt op 20 september 2022.

b. Quick scan projectorganisatie nieuw pensioenstelsel
In het najaar van 2022 is door de IAF een quick scan uitgevoerd op de projectorganisatie nieuw pensioenstelsel. Het doel van deze activiteit is door middel van observaties het bestuur tijdens de huidige projectfase inzichten te bieden welke het bestuur bij het vervolg van het project kan betrekken. Binnen deze quick scan is bekeken of de pensioenfondsen de belangrijkste zeven elementen, zoals door DNB benoemd in de periodieke uitvragen Nieuwe Pensioenregeling (NPR), voldoende in de projectorganisatie heeft geborgd en in welke mate het pensioenfonds hierbij de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus heeft gevolgd. De quick scan heeft geresulteerd in observaties, inzichten en adviezen voor de zeven genoemde elementen. Het rapport is op 24 november 2022 besproken door het bestuur. Het bestuur herkent zich in de uitkomsten. De adviezen zijn op 8 december 2022 door het bestuur besproken en door het bestuur overgenomen. De adviezen worden door het dagelijks bestuur (DB) en de programmabegeleider Wtp betrokken bij het project Wtp.

Auditactiviteiten in het kader van Multi-cliënt audit-TKP

a. Multi-cliënt audit (MCA) TKP algemeen
In 2022 is er ten aanzien van het uitvoeren van audits bij TKP verdere invulling gegeven aan de samenwerking tussen pensioenfondsen die klant zijn bij TKP. Gedurende 2022 heeft TKP de MCA-groep over diverse onderwerpen geïnformeerd. Dit waren onder andere:

• Aanpassing ISAE3402 voor 2021
• Wtp Continuous auditing
• Wtp risicorapportage
• DNB onderzoeken

b. Multi-cliënt audit TKP auditplan 2022
Op basis van een risicoanalyse is een MCA auditplan 2022 samengesteld. De IAF heeft hiervoor input geleverd. Drie onderwerpen zijn in het auditplan opgenomen waarvan twee voorwaardelijk. Het betroffen de volgende onderwerpen:

1. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie;
2. Werking beheersmaatregelen cloud (voorwaardelijk);
3. Programma-assurance implementatie Wet toekomst pensioenen (voorwaardelijk).

Namens het pensioenfonds heeft de IAF aangegeven te willen deelnemen aan de audit Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie.

Omdat nog onvoldoende modules en fondsen gemigreerd zijn naar de cloudomgeving van Amazon Web Services (AWS), is de audit Werking beheersmaatregelen cloud uitgesteld.

De Programma-assurance implementatie Wet toekomst pensioenen is onderdeel geworden van de Wtp Continuous auditing programma van TKP (horizontale en verticale assessments) dat in 2022 is opgestart en daarom is geen aparte audit uitgevoerd.

c. Multi-cliënt audit TKP beheersing End User Computing Policy (EUC) en handmatige werkzaamheden
De audit Beheersing EUC en handmatige werkzaamheden is namens de SFH’s van de aangesloten pensioenfondsen uitgevoerd door BDO. Het betreft een audit die gepland was voor 2021 en in januari 2022 is gestart. Op 24 mei 2022 is hierover het definitieve rapport uitgebracht. De conclusie van de audit is dat TKP in opzet, bestaan en werking onvoldoende aantoonbaar in control is ten aanzien van de interne beheersing van EUC oplossingen en handmatige mutaties. Dit onderkent TKP.

Tijdens de werkzaamheden bleek dat niet alle EUC’s door TKP als EUC zijn aangemerkt doordat TKP tijdens de audit de definitie van EUC’s heeft gewijzigd. BDO heeft de pensioenfondsen geadviseerd om het restrisico te bepalen voor de engere definitie van EUC’s en daarover in gesprek te gaan met TKP.

Het management van TKP geeft aan de geconstateerde punten te herkennen en voor deze punten verbeteracties uit te voeren en te monitoren. Met name voor wat betreft de definitie van EUC’s verschilt TKP van mening met de auditor, zoals hierboven beschreven.Over deze audit is door de IAF een afzonderlijke notitie met suggestie, naar aanleiding van de aanbevelingen van BDO, opgesteld en verstrekt aan het bestuur. De suggestie richt zich met name op het innemen van een standpunt over de definitie van EUC’s door TKP.

d. Multi-cliënt audit TKP totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
De audit Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie is namens de SFH’s van de aangesloten pensioenfondsen uitgevoerd door BDO. Op 23 november 2022 is hierover het definitieve rapport uitgebracht. De conclusie van de audit dat TKP op onderdelen voldoende waarborgen heeft ingericht om de rapportages juist, tijdig en volledig op te stellen. Echter stelt BDO vast dat het hierbij ontbreekt aan geformaliseerde controlemaatregelen, uitgewerkte procesbeschrijvingen, vastlegging van uitgevoerde controles en specifieke beheersmaatregelen (ten aanzien van tweedelijns monitoring en interne evaluatie). Tevens is vastgesteld dat processen eerst worden ingericht, voordat deze worden uitgeschreven en geformaliseerd. Op basis van bovenstaande concludeert BDO dat een restrisico resteert.

Het management van TKP geeft aan zich in de bevindingen en conclusies te kunnen vinden en hiervoor verbeteracties uit te voeren. TKP geeft aan dat de acties op korte termijn SMART zullen worden gemaakt.

Over deze audit is door de IAF een afzonderlijke notitie met reactie, naar aanleiding van de rapportage van BDO, opgesteld, welke in januari 2023 is gedeeld met het bestuur. De reactie richt zich met name op het ontbreken van concrete acties in het rapport waardoor wij als klant minder goed in staat zijn de voortgang en afronding van de verbeteracties te monitoren.

Overige activiteiten door IAF

• In 2022 heeft de SFH IA als toehoorder een vergadering van het DB, de Commissie Communicatie en Relatiebeheer (CCR) en de Risicocommissie bijgewoond.
• In 2022 heeft de SFH IA een opzet gemaakt voor een register waarin bevindingen en aanbevelingen van eigen audits en MCA TKP audits worden vastgelegd. Het DB monitort de voortgang van de opvolging van de aanbevelingen middels dit register.
• Op 19 mei 2022 heeft de jaarlijkse evaluatie van KPMG als vervuller interne audit door het DB plaatsgevonden. Ter voorbereiding op dit gesprek heeft de SFH IA input aangeleverd. Op 26 april 2022 heeft de SFH IA met de vervuller daartoe de dienstverlening door KPMG en de samenwerking tussen sleutelfunctiehouder en –vervuller besproken. De samenwerking verloopt naar wens en er zijn geen bijzonderheden te melden.
• Op 29 september 2022 heeft een evaluatie van de dienstverlening van KPMG plaatsgevonden in bijzijn van SFH IA met het DB. Belangrijke onderwerpen waren de uitvoering van de interne audit van het uitbestedingsproces vermogensbeheer en de door KPMG gehanteerde tarieven.
• In het najaar van 2022 is het Handboek IAF geactualiseerd.
• In het najaar van 2022 zijn door de SFH IA twee bijeenkomsten van het Kennisplatform Sleutelfunctiehouders van de Pensioenfederatie bijgewoond.
• Het interne auditcharter is geactualiseerd. Dit betroffen met name aanscherpingen in de tekst. Het geactualiseerde interne auditcharter is door het bestuur vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 24 november 2022.
• Op 10 januari 2023 heeft de SFH IA met de externe accountant gesproken over het interne auditplan 2023, het MCA auditplan 2023 en de voorbereiding van het jaarwerk 2022. Tevens is de accountant geïnformeerd over de uitkomsten van de quick scan projectorganisatie nieuw pensioenstelsel en de opvolging van de adviezen door het bestuur. Eveneens is met elkaar van gedachten gewisseld over de rol van de externe accountant voor wat betreft de datakwaliteit in het kader van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel.
• Op 18 januari 2023 heeft de SFH IA na afstemming met de eerste en tweede lijn van het pensioenfonds diverse onderwerpen voor verticale assessments als onderdeel van het in 2023 uit te voeren Wet toekomst pensioenen Continuous auditing programma van TKP ingebracht bij de derde lijn van het Wtp programma binnen TKP.

4. Auditplannen 2023 

a. Auditplan 2023 Bpf Recreatie
Na beoordeling van het bestaande meerjarenplan, bestudering van diverse fondsdocumenten, het in acht nemen van actuele en relevante onderwerpen, zijn een auditplan voor 2023 en een meerjarenplan 2023-2025 opgesteld. Het auditplan 2023 en het meerjarenplan 2023-2025 zijn op 24 november 2022 in het bestuur besproken en vastgesteld, met uitzondering van het onderdeel begroting van het auditplan 2023. Het auditplan 2023 inclusief begroting is op 15 december 2022 door het bestuur vastgesteld.

De geplande werkzaamheden bestaan enerzijds uit algemene interne auditactiviteiten en anderzijds uit het uitvoeren van interne audits. Voor wat betreft het uitvoeren van interne audits zijn een review audit risicobeheerproces en een review audit IT inclusief informatiebeveiliging en cybersecurity gepland. Daarnaast zijn twee multi-cliënt audits bij TKP voorzien.

b. Multi-client audit TKP auditplan 2023
Op basis van een risicoanalyse is een MCA auditplan 2023 samengesteld. De IAF heeft hiervoor input geleverd. Het MCA auditplan 2023 is in november 2022 vastgesteld. In het plan zijn de volgende vier onderwerpen opgenomen: 

1. Informatiebeveiliging
2. Interne beheersing
3. Third Party Management – DORA readiness
4. Werking beheersmaatregelen cloud (voorwaardelijk)

Onderwerp 4 is voorwaardelijk in het plan opgenomen omdat deze afhankelijk is van of de interne auditfunctie van Aegon Nederland (IAN) een vergelijkbare audit uitvoert. Voorwaarde is wel dat de klanten dan op een bevredigende manier inzicht krijgen in de scope en resultaten van de door IAN uit te voeren audit.

In januari 2023 is gebleken dat onderwerp 1 waarschijnlijk vervalt omdat TKP heeft besloten om met ingang van boekjaar 2023 door middel van een ISAE 3000-rapportage assurance te verschaffen over informatiebeveiliging. De SFH IA heeft in december 2021 van het bestuur toestemming gekregen zelf keuzes te maken ten aanzien van deelname aan de multi-cliënt audits bij TKP. Het auditplan van het pensioenfonds biedt hiervoor het mandaat.

5. Status aanbevelingen en verbetermaatregelen
Ultimo 2021 stond één aanbeveling en verbetermaatregel open van de audit Uitbestedingsproces pensioenadministratie. Het bestuur heeft in 2021 aangegeven deze aanbeveling in overweging te nemen. IAF is medegedeeld dat de aanbeveling door het bestuur gedeeltelijk wordt opgevolgd en inmiddels is de aanbeveling voor dit gedeelte opgevolgd. Ultimo 2022 staan er van de audit Uitbestedingsproces pensioenadministratie derhalve geen aanbevelingen meer open.

In 2022 zijn door de IAF een review audit Uitbestedingsproces van het vermogensbeheer en een quick scan projectorganisatie nieuw pensioenstelsel uitgevoerd. De review audit leverde tien aanbevelingen op, waarvan ons is medegedeeld dat alle aanbevelingen zullen worden opgevolgd. Ons is medegedeeld dat inmiddels vijf aanbevelingen zijn opgevolgd. Ultimo 2022 staan er derhalve nog vijf aanbevelingen open.

Vanwege de aard van een quick scan, levert een quick scan adviezen op geen aanbevelingen zoals bij een review audit of een full audit. Het bestuur is vrij opvolging aan de adviezen van een quick scan te geven. Deze worden derhalve niet door de IAF gemonitord. 

Hierbij worden de volgende opmerkingen gemaakt: 

1. De status van aanbevelingen en verbetermaatregelen is gebaseerd op mededelingen van de actiehouders. De IAF zal in 2023 zelfstandig de opvolging van aanbevelingen en verbetermaatregelen vaststellen.
2. De opvolging van verbetermaatregelen die voortvloeien uit audits in het kader van MCA-TKP wordt door de eerste en tweede lijn van het pensioenfonds bewaakt.

Verslag activiteiten 2022 sleutelfunctiehouder Risicobeheer
De risicomanagement activiteiten van het fonds worden jaarlijks bepaald en opgevolgd middels een jaarplan. Deze activiteiten worden gemonitord en besproken in de tweedelijns risicocommissie. Tevens rapporteert de vervuller sleutelfunctie risicomanagement elk kwartaal aan het bestuur middels de risicorapportage. Elke risicorapportage kent een paragraaf van de sleutelfunctiehouder risicobeheer. Hieronder een verslag van de sleutelfunctiehouder risicobeheer over 2022.

De sleutelfunctiehouder risicobeheer concludeert dat het economisch wereldbeeld met de oorlog in Oekraïne en met oplopende en aanhouden inflatie impact heeft op de doelstellingen van het fonds en aandacht vraagt voor diverse risicocategorieën binnen het vermogensbeheer. De relatief hoge inflatie zorgt voor spanning tussen de nominale doelstelling van het Pensioenfonds en de wens om te indexeren. De financiële positie van het fonds laat geen indexatie toe per 1 januari 2023.

Daarnaast concludeert de sleutelfunctiehouder risicobeheer dat het bestuur in 2022 inhoudelijke stappen heeft gezet naar een nieuwe toekomst onder de Wet Toekomst Pensioenen en aandacht heeft besteed aan de bestuurlijke continuïteit. Ook heeft het bestuur de volwassenheid van het risicobeheer beoordeeld.

De voorbereidingen op de Wet Toekomst Pensioenen vragen van alle fondsorganen veel voorbereidingstijd en (bestuurlijke) aandacht. Uit de risicoanalyse voor de WTP blijkt dat nog lang niet alle risico’s binnen de acceptabele bandbreedte liggen. De geplande acties en interventies lijken vooralsnog voldoende om deze op tijd voor implementatie te mitigeren.
Door het aflopen van zittingstermijnen zal het pensioenfonds in 2023 een nieuw dagelijks bestuur kennen, zullen nieuwe bestuursleden worden benoemd en zullen bezettingen van commissies wijzigen. Ten behoeve van de bestuurlijke continuïteit is onder andere een opvolgingsplan opgesteld en wordt er een inwerkperiode gehanteerd.

Als vervolgactie vanuit de in december 2021 vastgestelde ERB is de volwassenheid van het risicobeheer beoordeeld aan de hand van het beoordelingskader van DNB. Het pensioenfonds scoort gemiddeld genomen een voldoende (niveau 3). Gegeven de omvang en inrichting van de governance wordt niveau 3 als passend voor het pensioenfonds beschouwd.

Tenslotte constateert de sleutelfunctiehouder risicobeheer dat de toename van audit activiteiten (intern/extern) extra aandacht vraagt van het bestuur in capaciteit en opvolging van bevindingen. De keuze van het pensioenfonds voor een pragmatische invulling van besturing en uitvoering kan hiermee op gespannen voet komen te staan.