Bijlage 1: Structuur pensioenfonds

Het pensioenfonds heeft drie organen, te weten een bestuur, een verantwoordingsorgaan en een Raad van Toezicht. Daarnaast is een aantal externe partijen bij het pensioenfonds betrokken.

In dit hoofdstuk vindt u eerst een aantal algemene gegevens van het pensioenfonds. Daarna stelt het pensioenfonds de organen en de externe partijen aan u voor. 

B. Vroegh en mw. E. Vlastuin zijn per 1 januari 2024 sleutelfunctiehouder Interne Audit respectievelijk Risicobeheer van het pensioenfonds; tot 1 januari 2024 werden deze functies ingevuld door de bestuursleden M. van Straten en C. Vlaar.

Het interne toezicht bij het pensioenfonds wordt uitgeoefend door een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen het pensioenfonds. Daarnaast moet de Raad van Toezicht onder meer het jaarverslag en de jaarrekening goedkeuren.

De Raad van Toezicht rapporteert zijn bevindingen jaarlijks schriftelijk aan het bestuur. Deze bevindingen worden met het bestuur besproken en opgenomen in het jaarverslag. U vindt deze bevindingen in hoofdstuk 7 van dit jaarverslag.

In 2023 is de Raad van Toezicht negen keer bijeengekomen. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht dertien maal vergaderd met het Dagelijks Bestuur. Ook zijn er een aantal bijeenkomsten geweest van de Raad van Toezicht met het verantwoordingsorgaan. De Raad van Toezicht heeft in mei 2023 ook een gesprek gehad met de accountant, de certificerend actuaris, de adviserend actuaris en de vervuller sleutelfunctie risicobeheer. De Raad van Toezicht heeft ook éénmaal vergaderd met het gehele bestuur. 

Wijziging samenstelling
Martin Mos en Cécile Rozé zijn op eigen verzoek per 1 juli 2023 teruggetreden als lid van de Raad van Toezicht. Hierdoor zijn er twee vacatures ontstaan binnen de Raad van Toezicht. Het verantwoordingsorgaan heeft het recht een bindende voordracht te doen aan het bestuur. Deze voordracht komt tot stand nadat een selectiecommissie, bestaande uit een lid verantwoordingsorgaan, lid Raad van Toezicht en een bestuurslid aan het verantwoordingsorgaan een voorstel doet voor een kandidaat. Na het vaststellen van het functieprofiel zijn de vacatures (één op het gebied van vermogensbeheer en één op het gebied van risicomanagement en uitbesteding) gepubliceerd via de website van het pensioenfonds (incl. LinkedIn) en uitgezet bij de Vereniging Intern Toezichthouders Pensioensector (VITP) en Vrouwen in institutioneel pensioen (VIIP). Er is tevens een aanvullend profiel opgesteld voor de functie van voorzitter van de Raad van Toezicht. De selectiecommissie bestaat uit Jan Everaers (voorzitter commissie en lid verantwoordingsorgaan), Harald de Valck (lid Raad van Toezicht) en Ansfried Snijders (onafhankelijk voorzitter bestuur).

De selectiecommissie heeft vanuit de 9 ontvangen reacties een shortlist gemaakt van twee kandidaten voor de functie lid Raad van Toezicht vermogensbeheer en voorzitter Raad van Toezicht. De invulling van de voorzittersrol is na invulling van de vacatures binnen de nieuw samengestelde Raad van Toezicht besproken. De selectiecommissie heeft op 15 mei 2023 gesproken met deze kandidaten. De heer Smit voldoet aan het “functieprofiel voor lid en voorzitter van de Raad van Toezicht, met als aandachtsgebied Vermogensbeheer”, zoals dit is vastgesteld door het bestuur. Het opleidingsniveau op het gebied van vermogensbeheer in de rol van toezichthouder en in het bijzonder zijn competenties, maken hem een geschikte kandidaat als lid en voorzitter. Op basis van het gesprek heeft de selectiecommissie gemotiveerd 1 kandidaat voorgedragen aan het verantwoordingsorgaan voor de functie lid Raad van Toezicht vermogensbeheer. Het verantwoordingsorgaan heeft besloten om deze kandidaat door middel van een bindende voordracht voor te dragen als lid Raad van Toezicht. In de bestuursvergadering van 2 juni 2023 heeft het bestuur een voorgenomen besluit genomen de heer Smit te benoemen als lid van de Raad van Toezicht vermogensbeheer en als voorzitter van de Raad van Toezicht. Op 27 juni 2023 heeft DNB ingestemd met de benoeming van Hans Smit.

De selectiecommissie heeft vanuit de 6 ontvangen reacties een shortlist gemaakt van twee kandidaten voor de functie, lid Raad van Toezicht risicomanagement en uitbesteding. De selectiecommissie heeft op 15 mei 2023 gesproken met één van de kandidaten, de andere kandidaat was door ziekte verhinderd. Op basis van het gesprek heeft de selectiecommissie deze kandidaat gemotiveerd voorgedragen aan het verantwoordingsorgaan voor de functie lid Raad van Toezicht risicomanagement en uitbesteding. Het verantwoordingsorgaan heeft besloten om deze kandidaat door middel van een bindende voordracht voor te dragen als lid Raad van Toezicht. In de bestuursvergadering van 2 juni 2023 heeft het bestuur een voorgenomen besluit genomen mevrouw Wortman te benoemen als lid van de Raad van Toezicht risicomanagement en uitbesteding. Op 30 juni 2023 heeft DNB ingestemd met de benoeming van Rebecca Wortman.

Per 1 januari 2024 is het Reglement Raad van Toezicht met terugwerkende kracht aangepast. Het betreft een aanpassing van artikel 2 lid 4, waarin was opgenomen dat een lid van de Raad van Toezicht dat een tussentijdse vacature vervult, aftreedt op het tijdstip dat zijn of haar voorganger had moeten aftreden. Met de aanpassing van dit artikel wordt de benoemingstermijn voor leden van de Raad van Toezicht gelijkgetrokken met die van de bestuursleden en van de leden van het verantwoordingsorgaan. De standaardtermijn wordt 4 jaar en is nu voor alle gremia gelijk.

Het verantwoordingsorgaan heeft als wettelijke taak om desgevraagd of uit eigen beweging het bestuur te adviseren over aangelegenheden die het pensioenfonds betreffen. Een overzicht van de advies- en goedkeuringsrechten van het verantwoordingsorgaan en de Raad van Toezicht is opgenomen in bijlage 2 bij dit jaarverslag.

Naast het geven van advies heeft het verantwoordingsorgaan de taak om een oordeel te vormen over het gevoerde beleid en het handelen van het bestuur en de beleidskeuzes voor de toekomst. Dit gebeurt aan de hand van het jaarverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van de Raad van Toezicht. Dit oordeel wordt een maal per jaar schriftelijk vastgelegd. Het oordeel en de reactie van het bestuur daarop, is opgenomen in hoofdstuk 8 van dit jaarverslag. 

Herbenoemingen in 2023:
Pim Meijkamp is per 1 januari 2023 herbenoemd. Irma Stavenuiter is per 1 maart 2023 herbenoemd.

Vergaderingen
In 2023 heeft het verantwoordingsorgaan zevenmaal vergaderd. Daarnaast heeft het verantwoordingsorgaan tien keer vergaderd met het Dagelijks Bestuur van het pensioenfonds (waarvan 6 extra vergaderingen), één keer met het gehele bestuur en driemaal met de Raad van Toezicht. Tijdens deze bijeenkomsten zijn zij onder andere geïnformeerd over actuele zaken in het pensioenfonds en de extra vergaderingen met het Dagelijks Bestuur stonden in het teken van Wtp. Het verantwoordingsorgaan heeft een positief advies uitgebracht over:

• Aanpassing beloningsbeleid;
• Functieprofielen Raad van Toezicht;
• Nieuwe klachten- en geschillenprocedure;
• Reglement Raad van Toezicht;
• Premie 2024;
• Wijziging uitvoeringsreglement.

In 2023 hebben vijf verdiepingsbijeenkomsten plaatsgevonden:

• Keuzebegeleiding Zorgambitie;
• Jaarverslag 2022;
• Communicatie;
• Wtp - Uitvoeringsreglement en ALM-studie (deeloplevering verantwoordingsdocument Wtp);
• Communicatie Wtp.

Daarnaast heeft er eind 2023 een zelfevaluatie plaatsgevonden.

Het pensioenfonds heeft ervoor gekozen de meeste werkzaamheden niet zelf uit te voeren maar uit te besteden aan andere partijen. Uitgangspunt hierbij is dat het bestuur, conform de eisen van de Pensioenwet, verantwoordelijk blijft voor de juiste uitvoering van de uitbestede werkzaamheden en de risico’s die hieraan verbonden zijn adequaat beheerst. Het pensioenfonds heeft een uitbestedingsbeleid vastgesteld.

Het pensioenfonds heeft uitbestedingsovereenkomsten en/of Service Level Agreements (SLA’s) gesloten met de partijen waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed. In die overeenkomsten is niet alleen vastgelegd welke werkzaamheden zijn uitbesteed, maar zijn ook afspraken gemaakt over de kwaliteit van de dienstverlening en eventuele beëindigingsvoorwaarden. De SLA’s met de uitbestedingspartijen worden periodiek besproken in het (dagelijks) bestuur.

Hieronder volgt een overzicht van de uitbestede en ingekochte werkzaamheden. 

Deelnemers- en financiële administratie
Vanaf 1 januari 2015 verzorgt TKP Pensioen B.V. de deelnemers- en financiële administratie. De afspraken hierover zijn vastgelegd in een uitbestedingsovereenkomst. Vanaf 1 januari 2021 geldt een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Bestuursondersteuning
Voor de bestuursondersteuning heeft het bestuur gekozen voor een partij die onafhankelijk is van de pensioenuitvoering. De bestuursondersteuning wordt verzorgd door Montae & Partners. De werkzaamheden zijn vastgelegd in een overeenkomst. 

Vergadertool en archief
Het bestuur werkt met een eigen Microsoft Teams omgeving. Het volledige archief is opgenomen in deze Teams omgeving. De bestuursleden hebben op elk gewenst moment toegang tot het centrale archief van het pensioenfonds. De Raad van Toezicht heeft ook toegang tot dit archief. Het verantwoordingsorgaan heeft toegang tot een eigen archief in de Teams omgeving.

Het fonds maakt gebruik van Indeqa als vergadertool.

Sleutelfunctie vervullers
De vervulling van de sleutelfunctie interne audit is belegd bij KPMG, de vervulling van de sleutelfunctie Actuarieel is belegd bij Triple A en de vervulling van de sleutelfunctie risicobeheer is belegd bij Montae & Partners.

Vermogensbeheer
Het vermogensbeheer werd in 2023 uitgevoerd door BlackRock, Cardano, a.s.r. vermogensbeheer en Aegon Asset Management. BlackRock draagt zorg voor en volledige administratie van de bij hen ondergebrachte beleggingsportefeuilles en alle daarop betrekking hebbende transacties. Het pensioenfonds belegt in Nederlandse woninghypotheken middels het PVF Particuliere Hypothekenfonds beheerd door Syntrus Achmea Real Estate & Finance. Met BlackRock en Cardano en Syntrus Achmea Real Estate & Finance is een overeenkomst afgesloten waarin onder andere de beleggingsrichtlijnen en de overeengekomen rapportages zijn vastgelegd. De afspraken zijn vastgelegd in een SLA.

De uitvoering van de afdekking van valutarisico is uitbesteed aan CACEIS. De afspraken hierover zijn vastgelegd in een overeenkomst.

A.s.r  Vermogensbeheer is de beheerder van het ASR ESG IndexPlus Institutioneel Euro Bedrijfsobligatiefonds, Aegon Asset Management is de beheerder van het European ABS Fund I EUR Acc. 

Custodian
CACEIS is de custodian van het pensioenfonds. CACEIS verzorgt in dit kader de reguliere bewaarneming van effecten/beleggingsfondsen, als ook de uitvoering van effectentransacties, de performancemeting en de Z-score. 

Advisering vermogensbeheer
Advisering op het gebied van vermogensbeheer is uitbesteed aan Cardano Risk Management B.V. De afspraken hieromtrent zijn eveneens vastgelegd in een overeenkomst.

Externe accountant
De externe accountant is Mazars. De accountant controleert jaarlijks het jaarverslag/jaarrekening en de staten voor DNB en doet verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van een controleverklaring en een verslag aan het bestuur. Jaarlijks voert de externe accountant een controle uit op de jaarrekening en de daaraan ten grondslag liggende administratieve processen (in relatie tot de materialiteit voor de jaarrekening). De opdracht aan de accountant wordt jaarlijks vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging.

Certificerend actuaris en sleutelfunctiehouder en vervuller Actuarieel
Het bestuur heeft een externe certificerend actuaris aangesteld verbonden aan Triple A. De vervulling van de sleutelfunctie (houder en vervuller) actuarieel is belegd bij certificerend actuaris. De certificerend actuaris beoordeelt de financiële positie van het pensioenfonds volgens de eisen van DNB. De certificerend actuaris rapporteert eenmaal per jaar aan het pensioenfondsbestuur door middel van een actuarieel rapport en een actuariële verklaring. De werkzaamheden die worden uitgevoerd door de certificerend actuaris zijn vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging.

Adviserend actuaris
Het bestuur maakt gebruik van een adviserend actuaris verbonden aan Willis Towers Watson.

Compliance officer
HVG Law LLP verricht compliance werkzaamheden voor het pensioenfonds. Het betreft hier met name het toetsen van de naleving van de gedragscode. De opdracht hiertoe wordt jaarlijks vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging.

Monitoring en evaluatie (kosten) uitbesteding
Per kwartaal bewaakt het bestuur de kosten aan de hand van de pensioenfondsbegroting en financiële voortgangsrapportage en stuurt daar waar mogelijk bij. Het bestuur werkt daarnaast met een contractenregister dat dient als overzicht van de aangegane externe verplichtingen en als basis voor een gedegen evaluatie van de externe partijen.

In 2023 zijn de uitbestedingspartijen aan de hand van een evaluatieformulier geëvalueerd.