3 Bestuursbeleid

Het bestuur bepaalt het beleid van het pensioenfonds en voert dit beleid ook uit. Het bestuur van het pensioenfonds bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers in de recreatiebranche en een onafhankelijk voorzitter. Het bestuur bestuurt op basis van de regels voor governance en medezeggenschap die onder andere zijn vastgelegd in de Wet versterking bestuur pensioenfondsen en de Code Pensioenfondsen. Het bestuur hanteert de Code en legt uit waar het van de code afwijkt. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het bestuursbeleid. Aan bod komen onder andere: zelfevaluatie en geschiktheid, compliance, principes voor beheerst beloningsbeleid, Code Pensioenfondsen, diversiteitsbeleid, contact met AFM en DNB en de aanbevelingen naar aanleiding van het jaarwerk.

De voorbereiding van het pensioenfonds op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel was in 2023 één van de hoofddoelstellingen in de strategie van het fonds en omvatte een groot deel van de verrichte werkzaamheden naast de “business as usual”.

Het fonds heeft verdere stappen gezet op weg naar implementatie van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) per 1 januari 2026 (de beoogde transitiedatum) en zijn regievoering-rol ingevuld. De concrete doelstellingen van het fonds daarbij waren:

• kennis en informatie over de Wtp delen met en tussen alle betrokkenen bij het pensioenfonds;
• zorgen voor een zorgvuldig en tijdig proces van ontwerp, besluitvorming, transitie en implementatie van de uitwerking van de Wtp;
• het faciliteren van de sociale partners om te komen tot tijdige en onderbouwde besluitvorming en het door de sociale partners opstellen van het transitieplan, inclusief de inhoudelijke onderbouwing;
• tijdige afstemming en stroomlijning met alle uitvoeringspartijen inzake de Wtp-implementatie, in het bijzonder met de pensioenuitvoeringsorganisatie, de vermogensbeheerders en de custodian;
• implementatie van de Wtp tegen beheerste kosten;
• goede afstemming met deelnemers, werkgevers, sociale partners en DNB;
• implementatie bedrag ineens voor de implementatiedatum (invoering van de wetgeving hierover is tot nader orde uitgesteld);
• tijdige implementatie keuzebegeleiding voor de implementatiedatum.

 Onderstaand is de uitwerking in 2023 van de bovenstaande doelstellingen toegelicht.

Zorgvuldig en tijdig proces: Beoogde overgangsdatum 1 januari 2026
De beoogde overgangsdatum was in eerste instantie voorzien voor 1 januari 2024. Al snel bleek uit de monitoring van het kritieke tijdspad dat deze datum niet haalbaar was. Vervolgens was een midyear-overgang per 1 juli 2024 de spreekwoordelijke stip op de horizon. De pensioenuitvoeringsorganisatie van het pensioenfonds (TKP) heeft uitgebreid onderzoek naar de mogelijkheden voor een midyear-overgang per 1 juli 2024 gedaan. Hieruit bleek dat de wijze waarop binnen de pensioenadministratie van het pensioenfonds de berekening van de pensioenopbouw op basis van de geïnde premie ingericht is bij een midyear-overgang per 1 juli 2024 teveel risico’s met zich meebracht. Mede op basis daarvan heeft het bestuur in februari 2023 besloten om de beoogde overgangsdatum uit te stellen naar 1 januari 2025. In maart 2024 heeft het bestuur besloten tot een No-GO voor de transitie op 1 januari 2025. In afstemming met pensioenuitvoeringsorganisatie TKP is 1 januari 2026 als de nieuwe beoogde overgangsdatum afgesproken. De reden voor de latere overgangsdatum is tweeledig. In de eerste plaats zijn er begin 2024 te weinig zekerheden dat een beheerste transitie voor de pensioenuitvoering bij TKP op 1 januari 2025 kan plaatsvinden. In de tweede plaats zijn de doorlooptijden uitdagend, zowel voor besluitvormingstrajecten binnen het fonds zelf, de beoordelingen door de toezichthouders, als het beschikbaar komen van definitieve regelgeving.

Besluitvormingsproces sociale partners: Transitieplan vastgesteld op 31 oktober 2023
Door de invoering van de Wtp hebben sociale partners in de zwembaden en zwemscholen, en verblijfsrecreatie keuzes gemaakt in het kader van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Het transitieplan is tot stand gekomen in wisselwerking tussen sociale partners en het bestuur van het pensioenfonds. Door middel van een iteratief proces zijn besluiten tot stand gekomen die naar de mening van sociale partners evenwichtig zijn. Sociale partners hebben daarbij uitgebreid stil gestaan bij alternatieven om de gemaakte keuzes te kunnen onderbouwen. Nadat sociale partners het transitieplan in concept ter instemming hadden voorgelegd aan hun achterbannen, is het transitieplan definitief vastgesteld en op 31 oktober 2023 en vervolgens aan het pensioenfonds gestuurd. Het pensioenfonds heeft het transitieplan op de website geplaatst zodat dit voor een ieder te raadplegen is.

Hoofdkenmerken van de nieuwe pensioenregeling: Solidaire premieregeling
De sociale partners geven de voorkeur aan een solidaire premieregeling. De belangrijkste kenmerken van de nieuwe pensioenregeling zoals afgesproken door de sociale partners in 2023 zijn:

• Deelname is verplicht voor werkgevers en werknemers in de verblijfsrecreatie en voor werkgevers en werknemers in de zwembaden en zwemscholen (gedefinieerd in de respectievelijke cao’s);
• De nieuwe pensioenregeling is een solidaire premieregeling;
• De pensioendatum is de eerste dag van de maand waarin de 67e verjaardag valt;
• Het pensioengevend inkomen wordt gedefinieerd als het overeengekomen basisuurloon plus vakantietoeslag vermenigvuldigd met het aantal uren dat een fulltimer per jaar werkt volgens de cao;
• Het pensioengevend inkomen is het loon volgens de Wfsv, maximaal € 66.956 (2023), met uitzondering van het genot van een ter beschikking gestelde auto, vermeerderd met het werknemersdeel in de premie;
• De pensioengrondslag is gelijk aan het pensioengevend salaris onder aftrek van de franchise;
• De beschikbare premie bedraagt 21,8% van de pensioengrondslag (2023). De franchise is gelijk aan € 13.033 (2023). De franchise wordt in principe elk jaar aangepast met de procentuele stijging van het brutominimumloon per 1 januari;
• Voor deelnemers met een partner is de standaardverhouding tussen het levenslang ouderdomspensioen en het partnerpensioen bij overlijden na pensionering 100:70;
• Het levenslang partnerpensioen bij overlijden vóór pensionering bedraagt 10% van het pensioengevend salaris;
• De risicodekking voor het partnerpensioen wordt na ontslag gedurende 6 maanden voorgezet;
• Het wezenpensioen bij overlijden vóór pensionering bedraagt 5% van het pensioengevend salaris;
• Bij arbeidsongeschiktheid wordt de deelneming premievrij voortgezet. De premie bedraagt 1,4% (2023) van de pensioengrondslag;
• De uitkeringen van het levenslang ouderdomspensioen en het partnerpensioen bij overlijden na pensionering zijn variabel en kennen geen vaste stijging of daling. Dit geldt tevens voor het levenslang partnerpensioen bij overlijden vóór pensionering en het tijdelijk wezenpensioen vóór pensionering;
• Als excedent-regeling kent het pensioenfonds een 9+ regeling.

De pensioenregeling omvat een solidariteitsreserve. De sociale partners hebben de doelen van deze reserve bepaald en geprioriteerd. Voor de invulling van de solidariteitsreserve ligt het primaat bij het pensioenfondsbestuur.

De transitie naar een nieuwe, verplichte systematiek voor premie en opbouw heeft nadelige gevolgen voor bepaalde groepen deelnemers. Sociale partners vinden het evenwichtig dat deze specifieke groepen actieve deelnemers (uitgegaan wordt van de leeftijden 40-67) gecompenseerd worden voor de achteruitgang in verwacht pensioen na het invaren vanwege de afschaffing van de doorsneesystematiek. Kernpunten van de compensatie zijn:

• Bepaalde groepen actieve deelnemers worden aanvullend gecompenseerd;
• Compensatie vindt plaats vanuit het fondsvermogen;
• De compensatie wordt toegekend als percentage van de pensioengrondslag en kost 3% van het vermogen.

Het transitieplan bevat ook een verzoek van de sociale partners tot invaren van de pensioenen die tot de transitiedatum zijn opgebouwd. Dat betekent dat de al opgebouwde pensioenrechten en -aanspraken ook worden omgezet naar de nieuwe pensioenregeling.

Intensief overleg met betrokken uitbestedingspartijen: Werkgroepen en Stuurgroep
Om te komen tot een beheerste en integere operationele bedrijfsvoering in de nieuwe Wtp-omgeving, heeft het fonds in 2023 veelvuldig en intensief overleg gevoerd met de uitbestedings-partners. Vooral voor de pensioenadministratie, met de pensioenuitvoeringsorganisatie TKP. Maar daarnaast met de vermogensbeheerders en adviseur (Cardano) en de custodian (CACEIS). Ook het operationeel met elkaar verbinden van de pensioenadministratie en beleggingsadministratie heeft extra aandacht gekregen.

Voor het frequente overleg met de uitbestedingspartijen zijn door het fonds uiteenlopende werkgroepen ingericht. Daarnaast is er een overkoepelende, gezamenlijke Stuurgroep van het pensioenfonds en TKP, die het proces monitort, besluiten neemt en escaleert wanneer nodig. Voor het monitoren van de risico’s van het Wtp-traject vinden periodiek bijeenkomsten plaats.

Pensioenadministratiesysteem: Plexus
Pensioenuitvoeringsorganisatie TKP is in 2023 gestart met de implementatie van een nieuw administratiesysteem. Belangrijk argument hiervoor is de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. TKP heeft gekozen voor het administratiesysteem Plexus van Keylane. Gezien de grote belangen voor het pensioenfonds heeft het pensioenfonds de implementatie intensief gevolgd en beoordeeld. Geregeld vinden bijeenkomsten plaats, samen met andere pensioenfondsen die door TKP worden bediend, waarin de (technische) onderwerpen en voortgang van de implementatie van het Plexus-systeem door TKP worden toegelicht.

Datakwaliteit: Van essentieel belang voor de Wtp-transitie
Voor pensioenuitvoerders die invaren in het nieuwe pensioenstelsel is datakwaliteit van essentieel belang, dus ook voor het pensioenfonds. Door afdoende inzicht in de datakwaliteit te hebben voorafgaand aan het invaren, kan het fonds een evenwichtig en adequaat invaarbesluit nemen en zodoende mogelijke fouten voorkomen bij de te berekenen individuele ‘pensioenvermogens’.

Datakwaliteit is voor het pensioenfonds geen nieuw onderwerp. Maar gezien het belang hiervan bij de transitie naar de nieuwe pensioenregeling, heeft het fonds een project opgestart in 2023 waarin de volledigheid en juistheid integraal worden beoordeeld en aantoonbaar gemaakt vanuit risicoperspectief. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de pensioenuitvoeringsorganisatie TKP. Het pensioenfonds volgt hierbij de richtlijnen van het Kader Datakwaliteit dat door de Pensioenfederatie is gepubliceerd. Het Kader Datakwaliteit heeft tot doel te faciliteren dat pensioenuitvoerders die wensen in te varen op een consistente en aantoonbare wijze de datakwaliteit onderbouwen en borgen.

Het pensioenfonds doorloopt de stappen uit het Kader Datakwaliteit, zodat het bestuur aantoonbare inzage krijgt in de datakwaliteit en zij zich een oordeel kan vormen over de datakwaliteit die nodig is om te kunnen invaren.

Keuzebegeleiding: Ingericht in juli 2023
Onderdeel van de Wtp is keuzebegeleiding van deelnemers. Het pensioenfonds heeft dit per 1 juli 2023 ingericht. Doel is de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde op een adequate wijze te begeleiden bij het maken van een keuze binnen de pensioenovereenkomst, te zorgen voor de inrichting van de keuzeomgeving en de deelnemer, gewezen deelnemer, gewezen partner of pensioengerechtigde daarmee in staat te stellen om een passende keuze te maken. Het bestuur heeft op basis van de volgende overwegingen een zorgambitie vastgesteld:

• de invulling van de verantwoordelijkheid van het pensioenfonds moet passen bij de behoefte van de deelnemers;
• gewaakt moet worden voor een te brede invulling van de plicht van het pensioenfonds.

Op basis van vorenstaande overwegingen heeft het pensioenfonds de volgende zorgambitie verwoord:

'Het pensioenfonds kiest ervoor om deelnemers via een adequate keuzeomgeving in staat te stellen zelf passende keuzes te maken en legt daarbij de focus op de voor de deelnemer van het pensioenfonds meest kritische keuzemomenten. Deelnemers worden daarbij voorzien in hun informatiebehoeften via de website en brieven van het pensioenfonds en aanvullend door de front office van PUO TKP bijgestaan. Deelnemers worden niet geadviseerd.’

Planning en mijlpalen in 2023: Voorbereidingen transitie in volle gang
Terugkijkend heeft het fonds in 2023 de voorbereiding van het pensioenfonds op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel volop gecontinueerd. Het tijdig opstellen en afronden van het transitieplan door de sociale partners was een belangrijke mijlpaal. Dit is door de sociale partners voortvarend opgepakt. De samenwerking van de sociale partners en het fonds was daarin van grote waarde. Dat leidde tot de bundeling van kennis, het allebei beschikken over dezelfde onderliggende berekeningen en het gezamenlijk bespreken van inzichten en afwegingen. 

Het fonds werd op deze wijze in staat gesteld al in een vroegtijdig stadium voorbereidingen te treffen voor de implementatie. Vooral op belangrijke dossiers zoals de detail-uitwerking  van de pensioenregeling, risicohouding, financiële opzet en evenwichtigheid.

Vooruitblik 2024: Verdere voorbereiding van de Wtp-transitie naar implementatiedatum 1 januari 2026
In de eerste maanden van 2024 is het fonds voortvarend verder gegaan met de implementatiefase van de Wtp. Belangrijke mijlpalen in 2024 zijn de zorgvuldige en evenwichtige besluitvormingen van het bestuur op de belangrijke dossiers, waarbij de fondsorganen en de sleutelfuncties nauw zijn betrokken. Het GO-NoGO besluit in maart 2024 voor een overgang op 1 januari 2025 was daarbij een belangrijk moment. Ook de tijdige en complete indiening in het najaar van 2024 van de Wtp-dossiers bij de toezichthouders DNB en de AFM, zodat de planning van de transitie naar het nieuwe stelsel op 1 januari 2026 kan worden behaald. De belangrijkste mijlpaal in 2025 zal zijn het definitieve invaarbesluit en de opdrachtaanvaarding door het fonds, direct voorafgaand aan de daadwerkelijke implementatie op 1 januari 2026. 

In de eerste helft van 2024 verwacht het fonds alle stappen uit het Kader Datakwaliteit af te kunnen ronden zodat het bestuur aantoonbare inzage heeft in de datakwaliteit. Vervolgens kan het bestuur zich een oordeel vormen over de datakwaliteit die nodig is om te kunnen invaren. In de tijd tot aan het moment van invaren zullen alle foutieve dataconstateringen volgens planning worden opgelost (‘get clean’) en de aantoonbaar adequate datakwaliteit worden behouden door daar waar nodig aanvullende maatregelen te implementeren (‘stay clean’).

In 2024 wordt de ontwikkeling en implementatie van het nieuwe pensioenadministratiesysteem van TKP, Plexus, onverminderd nauw gemonitord door het fonds. Dit gebeurt door periodieke TKP-rapportages, rapporten opgesteld op basis van onderzoeken, onder andere van de toezichthouder en namens het fonds zelf, risico-analyses, (on-site)  bezoeken en hoog-frequent overleg. Op basis van de inzichten die het fonds verkrijgt, neemt het bestuur gedurende 2024 een aantal tussentijdse GO-NoGO besluiten.  

In de loop van 2024, na indiening van alle dossiers bij de toezichthouder voor beoordeling, start het Wtp deelnemerscommunicatie traject. Voorafgaand aan de indiening zal mogelijk ook al communicatie plaatsvinden. In 2025 zal vervolgens de volgende fase in de deelnemerscommunicatie die specifiek gericht is op de Wtp en op de persoonlijke impact van de transitie voor de deelnemers ingaan. De communicatie wordt frequenter en gaat inhoudelijk dieper. Ook ontvangen de deelnemers meer persoons-specifieke informatie zodat de deelnemers inzicht krijgen in ‘wat betekent de Wtp voor mijn (verwachte) pensioenuitkering”.

Bij zelfevaluatie gaat het om het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden afzonderlijk. Doel van de zelfevaluatie is de kwaliteit van het bestuur in stand te houden en waar nodig te verbeteren. Op 26 januari 2023 heeft een collectieve zelfevaluatie van het bestuur  plaatsgevonden. Vanwege meerdere wisselingen in het bestuur per 1 januari en 1 februari 2023, koos het bestuur dit keer voor een iets andere aanpak. Deze zelfevaluatie werd door het bestuur aangegrepen om aan de hand van een aantal vragen terug en vooral vooruit te kijken. Aan de orde kwam onder andere:

• De wijze van vergaderen, ruimte voor ieders mening en specifieke inbreng, samenwerking in het bestuur;
• Beschikbaarheid en tijdbesteding, effectiviteit van vergadering in bestuur en effectiviteit van de commissies;
• Inventarisatie benodigde aanvullende kennis vanwege externe ontwikkelingen.

Het pensioenfonds beschikt over een geschiktheidsplan waarin is vastgelegd over welke deskundigheid de individuele bestuursleden en het bestuur als geheel moeten beschikken en op welke wijze de deskundigheid wordt bevorderd. In het geschiktheidsplan worden de actuele en geambieerde geschiktheidsniveaus beschreven. Een opleidingsplan en opleidingsregister maken deel uit van het geschiktheidsplan. Om de kwaliteit van zijn functioneren te kunnen waarborgen, werkt het pensioenfonds met functieprofielen voor de onafhankelijk voorzitter, het lid van het Dagelijks Bestuur, bestuursleden, leden en voorzitter van de beleggingsadviescommissie, sleutelfunctiehouders interne audit en risicobeheer, leden van de Raad van Toezicht, de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter en leden van het verantwoordingsorgaan. Deze profielen worden verstrekt aan de voordragende en benoemende organisaties en dienen als leidraad bij de voordracht en benoeming van nieuwe bestuursleden. Potentiële kandidaten kunnen zich op basis van het functieprofiel vooraf een volledig beeld vormen van de functie, de gevraagde inzet en deskundigheid, functie-eisen en verantwoordelijkheden.

Onder compliance wordt het geheel van maatregelen verstaan dat zich richt op de implementatie, handhaving en naleving van externe wet- en regelgeving, alsmede op interne procedures en gedragsregels om te voorkomen dat de reputatie en integriteit van het pensioenfonds wordt aangetast. 

Het pensioenfonds hecht belang aan een deugdelijk pensioenfondsbestuur en een goede naleving van interne en externe regels. Het pensioenfonds ziet compliance als een onmisbare schakel in de missie om de belangen van deelnemers optimaal te behartigen.

Het pensioenfonds voert een beheerst beloningsbeleid. Overeenkomstig de Pensioenwet en het Besluit uitvoering Pensioenwet voert het fonds een beloningsbeleid dat niet aanmoedigt tot het nemen van meer risico’s dan voor het fonds aanvaardbaar is.

De bestuursleden ontvangen voor de reguliere werkzaamheden een vaste vergoeding op jaarbasis. Bij de vaststelling van de hoogte van de beloning spelen vervangingswaarde, verantwoordelijkheid, functiewaardering en tijdsbesteding een rol. Alle leden van het bestuur hadden in zitting in een commissie en/of waren sleutelfunctiehouder. Op basis hiervan is sinds 2022 de feitelijke tijdsbesteding voor de leden van het bestuur bepaald op 1,2 dag per week, voor de onafhankelijk voorzitter is dit vastgesteld op 2,7 dagen per week en voor een lid van het Dagelijks Bestuur is dit 1,95 dagen per week.
De richtlijnen van de Pensioenfederatie zijn betrokken bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding. De beloning van de onafhankelijk voorzitter is hoger dan die van een lid van het (dagelijks) bestuur door de inhoud en de verantwoordelijkheid van de functie. Met name betreffen dit het afbreukrisico en het risico op reputatieschade. De beloning van de onafhankelijk voorzitter kent een multiplier.

De leden van de Raad van Toezicht van het pensioenfonds ontvangen een vaste jaarlijkse vergoeding. De leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen een vacatievergoeding per vergadering. Het beloningsbeleid 2023 is op 23 maart 2023 vastgesteld, na een positief advies van het verantwoordingsorgaan en goedkeuring van de raad van toezicht. 

Het bestuur, de Raad van Toezicht en het verantwoordingsorgaan hebben in 2023 extra werkzaamheden verricht in verband met de invoering van de Wtp die qua tijdsbesteding significant zijn. Voor het verantwoordingsorgaan vertaalt dit zich in een hogere vergoeding vanwege extra vergaderingen waarvoor een vacatievergoeding geldt. In de vaste vergoeding die de bestuursleden en leden van de Raad van Toezicht jaarlijks ontvangen zijn de extra werkzaamheden in het kader van Wtp niet begrepen, daarom is aan hen een extra vergoeding toegekend voor de verrichte extra werkzaamheden in 2023. Deze extra vergoeding is ter advies voorgelegd aan het verantwoordingsorgaan en ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht, welke beide positief hebben gereageerd.

Beheerst belonen is ook onderdeel van het uitbestedingsbeleid van het pensioenfonds. Het pensioenfonds verlangt ook van haar dienstverleners dat zij een beheerst beloningsbeleid hebben. Bij het aangaan van nieuwe uitbestedingsrelaties wordt op dit punt vooraf getoetst. De uitgangspunten en de beloningen zijn tevens opgenomen in de ABTN van het pensioenfonds.

De Code Pensioenfondsen werkt volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe. Het pensioenfonds heeft bij de implementatie van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen de Code Pensioenfondsen meegenomen bij haar besluitvorming en volgt de principes van de Code.

Het pensioenfonds week in 2023 op enkele punten af van de Code. Wij lichten de afwijkingen in 2023 hieronder toe.

Thema kwaliteit nastreven

• De Code kent als belangrijk principe bij besluitvorming dat elk bestuurslid stemrecht heeft, ongeacht het bestuursmodel. Dat geldt ook voor onafhankelijke bestuursleden die aan een paritair bestuur worden toegevoegd. Tot en met 2023 had de onafhankelijk voorzitter geen stemrecht in het bestuur (maar wel in het Dagelijks Bestuur), omdat het bestuur van mening was dat het belangrijk is dat de onafhankelijk voorzitter compleet onafhankelijk is. Het bestuur is teruggekomen op deze zienswijze. Met ingang van januari 2024 heeft de onafhankelijk voorzitter stemrecht in het bestuur gekregen.

Thema zorgvuldig benoemen

• Volgens de Code benoemt het bestuur een lid van het verantwoordingsorgaan. Dit strookt echter niet met hetgeen hierover is vastgelegd in de Pensioenwet. Op grond van de Pensioenwet is benoeming, voor zover er geen verkiezingen zijn gehouden, voorbehouden aan de verenigingen. In de statuten van het pensioenfonds is vastgelegd dat leden van het verantwoordingsorgaan worden benoemd door de werkgevers- en werknemersverenigingen. Aangezien de Pensioenwet voorrang heeft op de Code Pensioenfondsen heeft het bestuur besloten deze bepaling ongewijzigd te laten.
• De Code had in 2023 als norm dat de maximale zittingsduur van een bestuurslid 12 jaar is. Het bestuur past de Code toe met dien verstande dat alleen bij bijzondere omstandigheden (ter beoordeling aan het bestuur) kan worden afgeweken van deze termijn.

Naast het pas-toe-of-leg-uit karakter van de Code Pensioenfondsen zijn er normen in de Code die altijd dienen te worden toegelicht in het bestuursverslag. Deze normen zijn hieronder opgenomen met een verwijzing naar de toelichting in het jaarverslag.

Deze doelstellingen zijn vastgelegd in het diversiteitsbeleid van het pensioenfonds.

De fondsorganen moeten complementair samengesteld zijn, zodat vaardigheden en invalshoeken worden ingebracht die elkaar aanvullen. Het bestuur streeft daarom naar diversiteit in de samenstelling van het bestuur, de Raad van Toezicht en het verantwoordingsorgaan. Diversiteit is hierbij meer dan alleen geslacht en leeftijd. Het bestuur weegt bij de diversiteit ook aspecten mee zoals culturele achtergronden en interesses.

Om de diversiteit binnen het pensioenfondsbestuur te bevorderen en te implementeren heeft het bestuur een stappenplan diversiteit opgesteld. Naast het stappenplan diversiteit heeft het pensioenfonds een beleid aspirant-bestuurder en een beleid traineeship opgesteld. Hierdoor kan het fonds de diversiteitsdoelstellingen eerder realiseren.

Het bestuur trekt de diversiteitsdiscussie breder dan uitsluitend de fondsorganen. Zo weegt het bestuur ook de diversiteit van adviseurs en fondsondersteuners die intensief en nauw bij het bestuur betrokken zijn.

Het verantwoordingsorgaan bestond op 31 december 2023 uit twee vrouwen en vijf mannen. De Raad van Toezicht bestond op 31 december 2023 uit één vrouw en twee mannen. Het bestuur bestond op 31 december 2023 uit één vrouw en zes mannen. Zowel bestuur als verantwoordingsorgaan hadden op 31 december 2023 één lid jonger dan 40 jaar.

AFM
De AFM is als toezichthouder belast met het bevorderen van een zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten waaronder het bewaken van de informatie die pensioenfondsen verschaffen ten aanzien van juistheid en begrijpelijkheid.

In 2023 heeft het fonds:

• de toezichtsrapportage tweedepijlerpensioen ingediend;
• een self-assessment duurzaamheid ingediend en onderdeel uitgemaakt van een verkennend onderzoek naar risicopreferentieonderzoeken. Met de AFM is op 28 maart 2023 gesproken over de resultaten en bevindingen van dit onderzoek.

DNB
DNB is als toezichthouder belast met het prudentieel toezicht. Dit toezicht richt zich op de financiële stevigheid van financiële ondernemingen. Doel is bij te dragen aan de stabiliteit van de financiële sector. Het pensioenfonds legt daarom structureel alle wijzigingen in statuten, reglementen, ABTN en de jaarstukken voor aan DNB. Verder informeert het pensioenfonds DNB met de voorgeschreven rapportages periodiek over de financiële situatie van het pensioenfonds.

Contact met DNB
De onafhankelijk voorzitter van het pensioenfonds heeft de toezichthouder regelmatig geïnformeerd over de ontwikkelingen bij het pensioenfonds, waaronder de stand van zaken rond de Wet toekomst pensioenen.

Er is reguliere correspondentie met de toezichthouder geweest in 2023. Zo heeft het pensioenfonds van DNB verschillende algemene brieven ontvangen over op dat moment actuele thema’s voor pensioenfondsen. Dit zijn onder andere de toezichtthema’s 2023, instructiebrieven over het indienen van stukken en vragenlijsten over de implementatie van de Wet toekomst pensioenen (Wtp).

In 2023 heeft DNB risico identificerende gesprekken gevoerd met de sleutelfunctiehouders risicobeheer en interne audit, een bestuurslid en een lid van de Raad van Toezicht. De gesprekken waren gericht op de rol en werkzaamheden van de sleutelfuncties in het besluitvormingstraject voor de Wtp-transitie. En daarnaast is gesproken over de rol en betrokkenheid van de verschillende fondsorganen bij het besluitvormingsproces.

Verder heeft het Dagelijks Bestuur met DNB op periodieke basis gesproken over de planning van de Wtp-transitie en de rol van de toezichthouder.

Er zijn in 2023 geen dwangsommen of boetes opgelegd aan het pensioenfonds.

Het fonds heeft een eigen bestuurlijke IT-omgeving. Het fonds heeft Microsoft Office 365 als e-mailoplossing en DRM ICT Solutions als IT-dienstverlener. Daarnaast wordt gewerkt met de eigen bestuurlijke vergadertool Indeqa. Alle leden van de fondsorganen en vaste externe adviseurs hebben een e-mailadres dat eindigt op @pensioenfondsrecreatie.com. E-mails zijn hierdoor beveiligd tussen de fondsorganen. Er is ook een beveiligde verbinding met DNB (eHerkenning via Reconi) voor het indienen van de rapportages.

Elk jaar geven de certificerend actuaris, de accountant, de Raad van Toezicht en het verantwoordingsorgaan adviezen/aanbevelingen naar aanleiding van het jaarwerk. Alle aanbevelingen worden in kaart gebracht en besproken in de bestuursvergadering. Vervolgens draagt het Dagelijks Bestuur zorg voor verdere afhandeling en monitort de voortgang periodiek. De betreffende partijen worden geïnformeerd over de uitkomsten hiervan.

Luisteren naar deelnemers en daar naar handelen biedt kansen om onze dienstverlening structureel te blijven verbeteren. Hierbij volgen we de geactualiseerde versie (11 september 2023) van de Gedragslijn Goed omgaan met Klachten (gedragslijn). Dit is een vorm van zelfregulering waarmee leden van de Pensioenfederatie hebben vastgelegd wat het basisniveau is van hoe we als pensioenfondsensector willen omgaan met klachten. Hiermee sluiten we aan bij de verwachtingen van onze deelnemers en zijn we goed voorbereid op de verwachte toestroom van vragen en klachten door de stelselwijziging. Daarbij hanteren we de bredere definitie van een klacht, elke uiting van ontevredenheid van een persoon gericht aan de pensioenuitvoerder. Vanzelfsprekend gevolg hiervan is dat het aantal klachten toeneemt.

Ons klachtenreglement en -procedure zijn in lijn gebracht met de nieuwe wetgeving en de gedragslijn. Daarnaast heeft ons bestuur een klachtenbeleid vastgesteld. Hierin staat beschreven wat de succesfactoren zijn van goed klachtenmanagement en hoe het bestuur daarop stuurt.

In onderstaand schema staan de aantallen klachten, geëscaleerde klachten en geschillen over 2023 toebedeeld aan een aantal vaste rubrieken zoals beschreven in de gedragslijn. Met ingang van 1 januari 2024 verwijzen we door naar de nieuw opgerichte Geschilleninstantie Pensioenfondsen (GIP).

In 2023 is één klacht ontvangen en afgehandeld.

Onderverdeeld naar onderwerp (AFM classificatie) geeft dat het volgende beeld:

Onze pensioenuitvoeringsorganisatie is bezig met de inrichting van een periodieke meting van de klanttevredenheid over de behandeling van klachten. Deze wordt in de loop van 2024 operationeel. Ook zal dan op een stelselmatige wijze gekeken worden naar mogelijke verbeteringen die wij kunnen doorvoeren op basis van de ontvangen klantsignalen.

Communicatie 2023
Ook dit jaar stond in het teken van de voorbereidingen op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. Via een speciale webpagina, een webinar, nieuwsbrieven en LinkedIn hielden we zowel werkgevers als werknemers op de hoogte van de ontwikkelingen. In oktober is een belangrijke mijlpaal bereikt. De sociale partners hebben toen afspraken gemaakt over de nieuwe regeling. Deze afspraken zijn vastgelegd in het 'transitieplan' en gepubliceerd op de website.
Deze communicatie kwam naast en in aansluiting op de reguliere pensioencommunicatie over de bestaande regeling.

#Gastvrij Pensioenfonds
Een gastvrij pensioenfonds zijn, is het leidende uitgangspunt voor onze communicatie. Gastvrij zijn komt tot uitdrukking in:

• Optimisme. Wij denken in mogelijkheden en niet in problemen. Van fouten kun je leren;
• Aandacht. Onze deelnemers en werkgevers zijn uitgangspunt bij al ons handelen. We bieden inzicht en gemak;
• Geluk in het nu. Pensioen is voor later maar je kunt er nu al iets mee doen. Dat hoeft niet lang te duren, want wij maken het makkelijk. En het geeft je nu een gerust gevoel als het geregeld is voor later;
• Eerlijkheid. We zijn transparant en vertellen het hele verhaal. Geen kleine lettertjes. Het noemen van voor– en nadelen.

De uitgangspunten optimisme, aandacht, geluk in het nu en eerlijkheid zijn onderdeel van het hele programma #Gastvrij Pensioenfonds en zijn terug te vinden in het ondernemingsplan. In alle communicatie-uitingen zoeken we aansluiting bij deze uitgangspunten. Hierbij zijn van belang: de zichtbaarheid van het pensioenfonds en het versterken van de relatie met de aangesloten werkgevers en het bieden van inzicht in de eigen pensioensituatie voor onze deelnemers.

Daarnaast hebben we in 2023 de volgende drie pijlers aangehouden als rode draad voor al onze communicatie:

1. Merk en reputatie: vergroten van waardering voor en vertrouwen in het pensioenfonds van alle deelnemers én werkgevers;
2. Persoonlijke en relevante communicatie: zorgen voor de relevante boodschap op het relevante moment aan de relevante doelgroep, waarbij we zoveel mogelijk aansluiten op de persoonlijke situatie van de deelnemer en deze ook direct aanspreken;
3. Digitalisering: inzetten op het verzamelen van mailadressen om daarmee de digitale bereikbaarheid te vergroten.

Merk en reputatie
We werken met verschillende activiteiten aan onze reputatie. Denk aan de inzet van de relatiemanager en de uitgave van een verkort jaarverslag. Daarnaast groeit het aantal bezoekers en posts op de LinkedIn-bedrijfspagina gestaag. 2023 was succesvol kijkend naar de nieuwe volgers en bereikte mensen en in 2024 zullen we dit verder optimaliseren. 

Persoonlijk en relevante communicatie
We voeren segmentatie door in de nieuwsbrieven en communiceren op het moment dat dit het meest relevant is. Daarnaast hebben we een aantal gerichte campagnes uitgevoerd voor een specifiek doelgroepsegment. Zo hebben we een campagne uitgerold die gericht was op nieuwe medewerkers die deelnemer worden bij ons pensioenfonds. Deze campagne voorzag in extra handvatten, een paar maanden na het moment van indiensttreden. Uiteraard ontvangen deze deelnemers ook de wettelijk verplichte informatie.

Voor werkgevers en werknemers hebben we een webinar georganiseerd in samenwerking met de sociale partners over de nieuwe regels voor pensioen. Tijdens het webinar zijn we ingegaan op het waarom van de nieuwe regels, dat we het goede behouden, wat er verandert en hoe we deelnemers gaan meenemen. Verder konden werknemers en werkgevers vragen stellen over de Wet toekomst pensioenen die op 1 juli 2023 is ingegaan. Het webinar is goed beoordeeld door de kijkers.

Behalve dit webinar hebben we voor werkgevers de campagne “Meer/Minder werken’’ ontwikkeld. Deze campagne stond in het teken van de gevolgen die er voor werknemers zijn, als zij minder of meer gaan werken en de ondersteunende rol die je als werkgever hierbij kunt vervullen. Uit een nabelronde bleek dat werkgevers het een goede actie vonden om werknemers te attenderen op wat de gevolgen zijn als zij meer of minder gaan werken. 

Digitalisering
In oktober en november 2023 heeft de jaarlijkse campagne “Verzamelen van e-mailadressen” plaatsgevonden. Dit heeft ertoe geleid dat de digitale bereikbaarheid van actieve deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden is toegenomen met 13,8%.
Op onze LinkedIn-pagina hadden we eind december 2022 340 volgers. Eind december 2023 waren dat er 401. Dat is een stijging van bijna 18%. Met LinkedIn richten wij ons primair op werkgevers.

Als we het aantal sessies op de website vergelijken met 2022, dan zien we een daling. Het aantal sessies is gedaald van 93.720 in 2022 naar 76.738 (-18%) in 2023, maar per bezoek werden wel meer pagina’s bezocht. Waar we een groot verschil zien, is de campagne om e-mailadressen te verzamelen. De campagne heeft in vergelijking met 2022 minder bezoekers naar de website getrokken. Als we verder kijken naar de website-statistieken dan komen de meeste bezoekers via een zoekmachine (organic search) binnen, 46,10% tegenover 57,60% vorig jaar. Verder zien we ook veel direct verkeer (mensen die door een direct bezoek zonder een geregistreerde bron, zoals e-mails) op de website komen. Dit ligt op ruim 36%. Het gemiddeld aantal paginaweergaven per sessie steeg van 3,42 naar 3,75. In 2024 gaan we het gedrag van bezoekers verder monitoren en analyseren. Zo krijgen we een steeds beter beeld bij wat wel/niet goed werkt en waar we op moeten bijsturen. 

Nieuw pensioenstelsel
Uiteraard neemt de Wet toekomst pensioenen een belangrijke plek in in de communicatie. We onderscheiden hierin drie fases. In 2023 stond fase 1 centraal. 

Fase 1: Op weg naar het nieuwe pensioenstelsel

• In 2023 lag de focus op het wetgevingsproces en het besluitvormingsproces bij de sociale partners. In november is het transitieplan gepubliceerd op de website;
• In 2023 is verder gewerkt aan het communicatieplan ‘Op weg naar het nieuwe pensioenstelsel’. In samenwerking met de sociale partners is een webinar verzorgd voor alle aangesloten werkgevers;
• Vertrekpunt: deelnemers willen weten wat de nieuwe pensioenregeling betekent voor de hoogte van hun pensioen. Dat kunnen we in deze fase nog niet zeggen, dus communiceren we met name over het proces via de speciaal ingerichte themapagina op de website en via de reguliere nieuwsbrieven. 

Fase 2: Over op het nieuwe pensioenstelsel

• Deze fase gaat voor deelnemers in zodra het implementatieplan en het communicatieplan zijn ingediend. Dit staat in respectievelijk november 2024 en januari 2025 op de planning;
• Deze fase richt zich op de daadwerkelijke transitie en de introductie van de nieuwe regels voor pensioen. 

Fase 3: Pensioen ‘opbouwen’ in het nieuwe stelsel

• Deze fase zorgt voor de deelnemers voor inzicht in de nieuwe pensioensituatie;
• De fase zal verder uitgewerkt worden naar mate de fase nadert.

Reguliere communicatie 
Net als in voorgaande jaren hebben we in 2023 deelnemers en werkgevers geïnformeerd door middel van de reguliere (wettelijke en aanvullende) communicatie-uitingen uit het communicatiejaarplan. Hieronder wordt een opsomming gegeven van zowel wettelijke als aanvullende communicatie.

Wettelijke communicatie

• Diverse procesbrieven: in 2023 zijn alle deelnemers en werkgevers doorlopend geïnformeerd door middel van diverse wettelijk voorgeschreven procesbrieven (stop- en startbrief, aansluitingsbrief, pensioneringsbrief, etc.);
• Website: op de website zijn verschillende nieuwsberichten gepubliceerd. Begin 2023 is de website volledig geactualiseerd op basis van de nieuwe rekenwaarden. Gedurende het jaar zijn er diverse (inhoudelijke) aanpassingen doorgevoerd;
• Uniform pensioenoverzicht (UPO): deelnemers hebben in mei 2023 hun Uniform pensioenoverzicht ontvangen en pensioengerechtigden hebben hun overzicht in juli/augustus 2023 ontvangen;
• Uitkeringsmailing: alle pensioengerechtigden hebben in januari 2023 een overzicht van hun pensioenuitkering ontvangen.

Aanvullende communicatie

• Gedrukte en digitale nieuwsbrieven deelnemers en pensioengerechtigden: alle actieve deelnemers en pensioengerechtigden hebben in 2023 twee keer een nieuwsbrief ontvangen over diverse onderwerpen;
• Digitale nieuwsbrieven werkgevers en administratiekantoren: beide doelgroepen hebben drie nieuwsbrieven ontvangen. De laatste nieuwsbrief is verschoven naar het eerste kwartaal in 2024. Dit had te maken met het onderwerp (Wtp). 

Verder hebben deelnemers, pensioengerechtigden, werkgevers en administratiekantoren in 2023 meerdere mailingen ontvangen die bij campagnes horen. Hierbij werden ze gericht geïnformeerd over specifieke pensioenthema’s. 

In deze paragraaf wordt ingegaan op de activiteiten van de sleutelfunctiehouders interne audit en risicobeheer. Het bestuur heeft de actuariële sleutelfunctie ingevuld, middels uitbesteding, door de certificerend actuaris van het pensioenfonds. De werkzaamheden van de certificerend actuaris en de actuariële sleutelfunctie zijn grotendeels overlappend, daarom is er geen verslag van de sleutelfunctiehouder actuarieel opgenomen in het jaarverslag.

Verslag activiteiten 2023 sleutelfunctiehouder interne audit

1. Inleiding

Met ingang van 13 januari 2019 is IORP II,  geldend voor pensioenfondsen, geïmplementeerd in Nederlandse wet- en regelgeving. Op basis van artikel 143a van de Pensioenwet is een pensioenfonds verplicht een Interne Auditfunctie (hierna: IAF) in te richten. Op grond van FTK artikel 22a is het pensioenfonds verplicht schriftelijk beleid rondom de sleutelfunctie Interne Audit te hebben. Middels het interne auditcharter is hier invulling aan gegeven. In het kader van de 3-jaarlijkse actualisatie heeft het bestuur het aangepaste interne auditcharter vastgesteld op 24 november 2022.
De heer Marco van Straten is in 2020 benoemd tot sleutelfunctiehouder interne audit (hierna: SFH IA). Per 1 januari 2024 wordt deze functie vervuld door de heer Bas Vroegh. KPMG Advisory N.V. (hierna: KPMG) is aangewezen als vervuller van de IAF.
Voor gedetailleerde informatie wordt verwezen naar de afzonderlijke plannen, rapporten en notities.

2. Interne audits IAF 2023

De activiteiten zoals opgenomen in het Auditplan 2023 zijn voor wat betreft de eigen audits gerealiseerd. De IAF heeft een interne audit uitgevoerd op de IT inclusief informatiebeveiliging. Het doel van de audit was het vaststellen van de aanwezigheid en toereikendheid van de documentatie op basis waarvan het fonds tot een volwassenheidsscore bij de beheersmaatregelen in relatie tot informatiebeveiliging gekomen is. Van de in totaal 15 onderzochte beheersmaatregelen is vastgesteld dat voor vier beheersmaatregelen de scores uit de self-assessment niet herleidbaar zijn uit de documentatie. Bij alle bevindingen zijn aanbevelingen verstrekt evenals een managementreactie waarin het bestuur heeft aangegeven of en op welke wijze de opvolging plaatsvindt. 

Daarnaast heeft de IAF een interne audit uitgevoerd van het risicobeheerproces. Het doel van deze interne audit was inzicht te bieden in hoeverre het integraal risicomanagement van het fonds, bestaande uit risicocultuur/governance, risicostrategie en- beleid en risicomanagementprocessen, voldoet aan de daaraan te stellen eisen en waar ruimte is voor verbetering. Op basis van de bevindingen is het eindoordeel dat het integraal risicomanagement in opzet en bestaan voldoende wordt beheerst. Op grond van de verrichte werkzaamheden zijn er vier bevindingen met de weging ‘laag’ gerapporteerd. Bij deze bevindingen zijn aanbevelingen verstrekt evenals een managementreactie waarin het bestuur heeft aangegeven of en op welke wijze de opvolging plaatsvindt. 

3. Interne audits multi cliënt audits TKP (MCA-TKP)

In 2023 is er ten aanzien van het uitvoeren van audits bij TKP verdere invulling gegeven aan de samenwerking tussen pensioenfondsen die klant zijn bij TKP. Gedurende 2023 heeft TKP de MCA-groep over diverse onderwerpen geïnformeerd. Dit waren onder andere:

• Third party risk management;
• Datakwaliteit;
• Cloud assurance;
• Assurance Keylane;
• Ervaringen TKP met AUP en externe auditors.

Ultimo 2023 is één audit (welke oorspronkelijk voor 2022 gepland stond) in het kader van MCA-TKP gerealiseerd. Twee voor 2023 voorgenomen audits in het kader van MCA-TKP zijn komen te vervallen en twee andere voor 2023 voorgenomen audits in het kader van MCA-TKP zijn in 2023 gestart maar waren ultimo 2023 nog niet afgerond.

De in 2023 afgeronde interne audit betreft een beoordeling van het RCSA-proces bij TKP. Het doel van de audit was het vaststellen van de effectiviteit van het RCSA proces. De interne audit van het RCSA-proces heeft zich beperkt tot de beoordeling van de RCSA over de lopende (dagelijkse) activiteiten (run business). De conclusie van de audit was dat TKP het RCSA-proces in opzet en bestaan effectief beheerst en uitvoert. BDO heeft een aantal positieve punten benoemd. Daarnaast zijn vijf bevindingen met een laag risico gerapporteerd en één onderdeel waar aan de norm wordt voldaan maar waar ruimte is voor verbetering.

4. Activiteiten in het kader van de Wet toekomst pensioenen (Wtp)

In 2023 zijn de verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden van de diverse sleutelfunctiehouders in het Wtp-traject verder verduidelijkt, zowel sector-breed als binnen het fonds. In 2023 hebben de betrokken sleutelfunctiehouders van het fonds afspraken gemaakt over de verdeling van de werkzaamheden in relatie tot datakwaliteit passende binnen het domein van betreffende sleutelfunctiehouder. Op 22 december 2023 is door de SFH IA een voorlopige zienswijze aangaande het proces datakwaliteit d.d. 22 december 2023 opgeleverd.

Ook voor wat betreft ieders rol in relatie tot het implementatieplan zijn tussen de sleutelfunctiehouders, onder begeleiding van Montae, afspraken gemaakt. 

5. Status aanbevelingen en verbetermaatregelen

Ultimo 2022 stonden 5 aanbevelingen open. Daarvan zijn er in 2023 door de IAF 4 gesloten. Derhalve resteert er 1 aanbeveling. In 2023 zijn er 18 nieuwe aanbevelingen gedaan. Met de 1 nog openstaande aanbeveling stonden per ultimo 2023 derhalve 19 aanbevelingen open.
De openstaande aanbevelingen betreffen de review audit Uitbestedingsproces Vermogensbeheer (2022), de interne audit IT inclusief informatiebeveiliging en cybersecurity (2023) en de interne audit Risicobeheerproces (2023).

Verslag activiteiten 2023 sleutelfunctiehouder risicobeheer

De risicomanagement activiteiten van het fonds worden jaarlijks bepaald en opgevolgd middels een jaarplan. Deze activiteiten worden gemonitord en besproken in de risicocommissie. De sleutelfunctiehouder risicobeheer is de voorzitter van de risicocommissie. De risicocommissie is een tweedelijns commissie waarin de eerste en tweede lijn samenkomen om hun inzichten over het risicomanagement te delen en het bestuur van advies te voorzien. In hoofdstuk 4 wordt bij de paragraaf risicomanagementproces de risicocommissie toegelicht. De risicocommissie rapporteert elk kwartaal aan het bestuur middels de risicorapportage. Elke risicorapportage kent een paragraaf van de sleutelfunctiehouder risicobeheer. Hieronder een verslag van de sleutelfunctiehouder risicobeheer over 2023.

De sleutelfunctiehouder risicobeheer concludeert dat 2023 een relatief stabiel risicobeeld laat zien. Opvallende aandachtspunten zijn de afnemende inflatie en de effecten op de financiële stabiliteit door de gestegen rente. De gestegen rente laat een positieve ontwikkeling op de dekkingsgraad zien. Deze is tot boven het minimumniveau voor indexatie en boven het VEV gestegen. 

Aan de change-kant zijn de belangrijkste risico’s gelegen in de tijdige en beheerste implementatie van Wtp. Aandachtspunten daarbij zijn de tijdige gereedheid van de IT infrastructuur en een zorgvuldig besluitvormingsproces met alle stakeholders. De risico's krijgen voldoende aandacht in het bestuur en worden bewaakt door middel van een separate risicoanalyse en monitoring van de beheersmaatregelen.