8 Verslag verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds Recreatie is ingesteld per 1 juli 2014. Het verantwoordingsorgaan rapporteert haar bevindingen en oordeelt over het gevoerde beleid met betrekking tot het boekjaar 2023. In haar vergadering van 12 maart 2024 heeft het verantwoordingsorgaan een oordeel gegeven over het door het bestuur in 2023 gevoerde beleid. Dit oordeel is gebaseerd op de door het bestuur verstrekte documenten en informatie tijdens gezamenlijke bijeenkomsten. Na de activiteiten en bronnen voor de oordeelsvorming zijn bevindingen, oordelen en aanbevelingen vastgesteld.

Hierna volgen een verantwoording van het verantwoordingsorgaan, bevindingen, het oordeel en aanbevelingen. 

Verantwoording

Bijeenkomsten en bronnen voor oordeelsvorming

• Zes interne vergaderingen van het verantwoordingsorgaan voorafgaand aan vergaderingen Dagelijks Bestuur-verantwoordingsorgaan;
  
• Negen verdiepingssessies door deskundigen over relevante thema’s, mede als voorbereiding op het uitbrengen van adviezen en het uitspreken van een oordeel;
• Elf vergaderingen met het Dagelijks Bestuur over actuele onderwerpen binnen het fonds;
• Een jaarvergadering van het gehele bestuur en het gehele verantwoordingsorgaan;
• Drie vergaderingen met de Raad van Toezicht;
• In relatie tot de Wtp zijn zeven kennisbijeenkomsten gehouden;
• Om afwegingen en overwegingen onderling te delen en te toetsen zijn twee bijeenkomsten gehouden met Stakeholders;
• Een zelfevaluatie bijeenkomst eind 2023;
• Maandelijks voorzittersoverleg van het Dagelijks Bestuur, de Raad van Toezicht en het verantwoordingsorgaan: in 2023 stond dit overleg vooral in het teken van de ontwikkelingen rondom de Wtp. 

Overige activiteiten

• Vaststelling werkplan over 2023
  Het werkplan wordt jaarlijks geactualiseerd en bijgesteld. In dit plan worden de jaarlijkse prioriteiten en de aandachtspunten voor het betreffende jaar opgenomen.
• Wtp: het verantwoordingsorgaan heeft hiervoor een kernteam ingesteld dat samen met de verantwoordingsorgaan-adviseur Wtp adviezen voorbereidt, die behandeld worden door het voltallige verantwoordingsorgaan.
• Zelfevaluatie
  Over het eigen functioneren van het verantwoordingsorgaan heeft een zelfevaluatie onder externe begeleiding plaatsgevonden. De hieruit voortvloeiende acties zijn verwerkt in het Werkplan 2024.
• Vakbonden
  Een delegatie van het verantwoordingsorgaan sprak met de vakbonden CNV-FNV. Een tweede bijeenkomst met de vakbonden vindt begin 2024 plaats. 

Samenstelling verantwoordingsorgaan
De samenstelling van het verantwoordingsorgaan is in 2023 ongewijzigd. Afscheid van een vertegenwoordiger van werkgevers is – in verband met de ontwikkelingen rondom Wtp – aangehouden.
In het jaar 2023 en 2024 staan er belangrijke beslissingen met betrekking tot de invoering van het nieuwe pensioenstelsel op de rol. Onder andere dit onderwerp vraagt om een evenwichtige en voltallige vertegenwoordiging binnen het verantwoordingsorgaan. Het verantwoordingsorgaan heeft aandacht voor enkele wijzigingen in 2024.

Bevindingen
Dagelijks Bestuur-verantwoordingsorgaan vergaderingen hebben een ongedwongen sfeer. Het verantwoordingsorgaan krijgt van het bestuur voldoende ruimte om zijn taken uit te voeren en wordt tijdig en inhoudelijk meegenomen in het Wtp-dossier. Daarbij staat echter de planning regelmatig onder druk.

Het Dagelijks Bestuur communiceert helder en duidelijk over zijn beleid. Hierdoor kan het verantwoordingsorgaan als een passende gesprekspartner functioneren. Het Dagelijks Bestuur heeft, conform de aanbevelingen uit 2022, alle leden van het verantwoordingsorgaan gelegenheid gegeven een bestuursvergadering toe te horen. 

Oordeel over beleid en uitvoering 2023
Het bestuur heeft - voor zover het verantwoordingsorgaan het heeft kunnen beoordelen  - een beleid gevoerd waarbij de belangen van de verschillende belanghebbenden zorgvuldig zijn afgewogen. Het verantwoordingsorgaan benadrukt, net als vorig jaar en zeker met betrekking tot de Wtp-adviesaanvragen, de noodzaak van een gedegen onderbouwing van de evenwichtige belangenafweging.

Het verantwoordingsorgaan is van oordeel dat op basis van de aan haar aangereikte informatie, onder meer via een oplegnotitie het proces rondom de adviesaanvragen verbeterd is.

Met de invoering van de Wet toekomst pensioenen per 1 juli 2023 is tevens in de Pensioenwet opgenomen dat het verantwoordingsorgaan een oordeel geeft over beleidskeuzes die van invloed zijn op de uitvoeringskosten en over de gemaakte uitvoeringskosten over het verslagjaar. In dit ‘Verslag verantwoordingsorgaan 2023’ geeft het verantwoordingsorgaan hier voor het eerst invulling aan. Het verantwoordingsorgaan heeft hiervoor nodig:

• Inzicht in beleidswijzigingen die een grote impact hebben op de kosten;
• Een analyse met bestuurlijke conclusie ten aanzien van de gemaakte kosten.

Het verantwoordingsorgaan kan vermoeden dat de beleidswijzigingen met invloed op de uitvoeringskosten op dit moment wijzigingen vanwege invoeren van het nieuwe pensioenstelsel betreffen. Het verantwoordingsorgaan ziet dat het bestuur inzicht geeft in de uitvoeringskosten inclusief en exclusief kosten van invoeren van het nieuwe pensioenstelsel, maar mist informatie over de invloed op het structurele kostenniveau.

Het verantwoordingsorgaan ziet kostenopstellingen, waarbij stijgingen zichtbaar worden gemaakt. Het verantwoordingsorgaan mist een verschillenanalyse tussen feitelijke en begrote kosten en een gemotiveerde bestuurlijke conclusie daarbij met afwegingen en onderbouwingen.

Het verantwoordingsorgaan beveelt het bestuur aan om inzichtelijk te maken hoe ze structurele en incidentele kosten wil beheersen teneinde de oplopende totale uitvoeringskosten te beheersen.

Inhoudelijk heeft het verantwoordingsorgaan waargenomen dat het bestuur in 2023 de focus vooral gericht heeft op het Wtp-traject.

In 2023 waren er zowel in bestuur als Raad van Toezicht veel personele wisselingen. Het verantwoordingsorgaan vond dit een onwenselijke situatie ook met het oog op de invoering van de Wtp. Het bestuur heeft ervoor gezorgd dat de personele bezetting weer op orde is.

Aanbeveling aan het bestuur
Het verantwoordingsorgaan heeft de volgende aanbevelingen voor het bestuur:

Besluitvorming en proces

1. blijf toegankelijk en constructief samenwerking zoeken met het verantwoordingsorgaan;
2. blijf ruimte bieden voor een open discussie tussen verantwoordingsorgaan en het Dagelijks Bestuur;
3. probeer te voorkomen dat zich voortijdig mutaties in het bestuur en/of de Raad van Toezicht voordoen;
4. blijf werken met oplegnotities, waardoor de aangeleverde documenten voor het verantwoordingsorgaan overzichtelijker worden;
5. zorg voor meer gemotiveerde en meer zichtbare uitwerking van evenwichtige belangenafweging;
   
6. zorg voor een toegankelijk en gestructureerd digitaal archief.

Communicatie

1. stuur als bestuur actief de inhoud van de communicatie naar deelnemers, gewezen deelnemers en gepensioneerden;
2. blijf ruimte bieden aan het verantwoordingsorgaan om incidenteel aan te sluiten bij een bestuursvergadering.

Pensioenakkoord/Wtp

1. blijf gedurende het Wtp-proces een jaarlijks stakeholdersoverleg initiëren, zodat alle belanghebbenden t.a.v. de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel elkaar kunnen informeren;
   
2. blijf ruimte bieden aan het verantwoordingsorgaan om, in het kader van het Wtp-dossier, via externe adviseurs de benodigde kennis op te doen (en hier de nodige middelen voor beschikbaar te stellen).

Toekomst fonds

1. onder druk van de Wtp verslapt de aandacht voor de werkwijze #gastvrijpensioen. Zorg dat de communicatie naar deelnemers weer een eigen look en feel heeft, in plaats van de ‘standaard’ aanpak van de pensioenuitvoerder. Het verantwoordingsorgaan hoopt dat het bestuur, na de overgang naar de Wtp, de focus op #gastvrijpensioen weer oppakt, waarbij het pensioenfonds de eigen, unieke sfeer en deskundigheid zou moeten uitstralen;
2. het verantwoordingsorgaan vindt de risico-inventarisatie onder deelnemers wat betreft de representativiteit aan de onderkant van wat gewenst is. Het verantwoordingsorgaan hoopt dat het bestuur eerder dan de wettelijke vereiste termijn een nieuwe risico-inventarisatie inplant, met een focus op tenminste een verdubbeling van het aantal respondenten. Een tweede focus zou moeten liggen in een evenwichtige verdeling van de verschillende leeftijdsgroepen in het respondentenbestand. Het belang van de gedegen risico-inventarisatie is evident gezien de bijna-directe impact hiervan op onder meer het beleggingsbeleid;
3. de informatiebehoefte bij deelnemers ligt in eerste instantie bij de hoogte van het eigen pensioen “wat krijg ik straks”. Gezien het feit dat pensioenen kunnen stijgen en dalen, is het nóg belangrijker dan ooit, dat de communicatie goed verloopt, conform de nota strategisch Communicatiebeleid (optimisme, aandacht, Geluk in het nú en Eerlijkheid.) Het verantwoordingsorgaan blijft er aandacht voor vragen dat zij tijdig wordt geïnformeerd over concrete uitingen van het fonds over de ontwikkeling van de hoogte van de pensioenen. Deze uitingen moeten zorgvuldig worden ingezet. Immers, vertrouwen komt te voet en gaat te paard.

Tenslotte

Het verantwoordingsorgaan kijkt terug op een uitdagend en boeiend 2023. De samenwerking met het bestuur en Raad van Toezicht is open, constructief en positief. Het komende jaar zal de implementatie van de Wtp veel aandacht vragen. Het verantwoordingsorgaan verwacht dan ook dat 2024 weer volop uitdagingen geeft. Wij danken het bestuur en Raad van Toezicht voor de professionele, constructieve en transparante samenwerking.

Rijswijk, 18 april 2024

Verantwoordingsorgaan
Stichting Pensioenfonds Recreatie 

Irma Stavenuiter (Voorzitter)
Inge Grooters
Jan Everaers
Toon Weijenborg
Piet Hamelink
Pim Meijkamp
Adriaan van der Veen 

Het verantwoordingsorgaan heeft haar oordeel over 2023 opgenomen in haar verslag over 2023 dat samen met het bestuur is besproken tijdens de vergadering van het verantwoordingsorgaan met het bestuur op 15 mei 2024. Het bestuur vindt het verslag van het verantwoordingsorgaan positief kritisch en is verheugd over het positieve oordeel van het verantwoordingsorgaan. Het bestuur heeft het op prijs gesteld dit verslag tijdens de gezamenlijke vergadering van het verantwoordingsorgaan en het voltallige bestuur te kunnen bespreken.

Het verantwoordingsorgaan heeft in haar rapport een aantal aanbevelingen opgenomen voor het bestuur. Het bestuur bespreekt deze aanbevelingen en bepaalt op welke wijze het bestuur deze aanbevelingen opvolgt. De monitoring van de voortgang is in handen van het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur informeert het verantwoordingsorgaan door het jaar heen regelmatig over deze voortgang.